Wiederholen der Betriebsprüfung trotz getroffener Prüfungsfeststellung?

Hat das Finanzamt noch ein Bedürfnis für eine weitere Prüfung, wenn es in einer vorhergehenden Prüfung schon alles ermitteln konnte und seine Feststellungen getroffen hat?

Das Finanzamt Hamburg-Hansa führte beim Steuerpflichten eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung durch. Diese endete mit einem Prüfungsbericht, in dem festgehalten ist, dass sich umsatzsteuerlich keine Änderungene ergeben. Soweit, so gut.

Im Bericht über die Umsatzsteuer-Sonderprüfung stellt das Finanzamt fest, dass der Gewinn zu erhöhen sei. Umsatzsteuerliche Auswirkungen hat der Prüfer verneint.

Prüfungsfeststellungen mit handfestem Verdacht

Vielmehr kommt die Prüferin zu dem Ergebnis, dass der Gewinn zu erhöhen sei. Das betrifft aber nicht die Umsatzsteuer, sondern die Einkommensteuer und gegebenenfalls die Gewerbesteuer.

Damit nicht genug: Die Betriebsprüfung äussert noch einen handfesten Verdacht der Steuerhinterziehung oder Schwarzarbeit.

Die Behauptung, es handele sich um Abdeckrechnungen behauptet nicht anderes als den Verdacht von Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit.

Nun sass der geprüfte Unternehmer vor mir. Als ich das lass, fragte ich, ob ein Strafverfahren laufe oder der Zoll mal da gewesen sei? Das verneinte der Unternehmer.

So versuchte ich es erst damit, das Finanzamt aufzufordern, den Prüfungsbericht bezüglich der Verdachtsaussage zu ändern. Doch dies lehnte das ab. Stattdessen ergingen nach kurzer Zeit neue Einkommensteuer-Bescheide, die die Gewinnerhöhung umsetzten. Dagegen wurde Einspruch eingelegt.

Das Finanzamt will nochmal prüfen

Nun ordnete das Finanzamt eine erneute Prüfung an, und zwar eine reguläre Aussenprüfung für die identische Zeit wie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Dies ging zum Finanzgericht. Das Argument: Das Finanzamt hat doch offenbart, dass es kein Prüfungsbedürfnis hat. Es hat schliesslich schon Feststellungen getroffen. Zwar mag es grundsätzlich eröffnet sein, zweimal denselben Sachverhalt zu prüfen. Aber doch nicht, wenn

In der ersten mündlichen Verhandlung wies die Finanzrichterin darauf hin, dass es sicher unglücklich sei, wenn das Finanzamt in eine Prüfung mit getroffenen Feststellungen gehe. Auch die geäusserten Verdachtsmomente fanden dezente Kritik. Es erging der Hinweis, ob die Parteien nicht unter Einbeziehung der Betriebsprüfung die Sache aussergerichtlich erörtern wollen. Das nahmen die Vertreterin des Finanzamtes und ich auf und verabredeten, dass die Vertreterin des Finanzamtes das mit dem Betriebsprüfer besprechen solle. Sodann solle ein Gesprächstermin gefunden werden.

Die Sache erörtern will das Finanzamt nicht

Als mein Mitarbeiter bei der Vertreterin des Finanzamtes anrief wegen eines Termins kam die Rückfrage, worüber den gesprochen werden solle. Das überraschte.

So kam es als zur zweiten mündlichen Verhandlung beim Finanzgericht. Es erstaunte ein wenig, dass dort auch der Sachgebietsleiter der Betriebsprüfung nebst der Prüferin aufliefen. Die Richterin wies daraufhin, dass bei ihr nicht der Ort für solch ein Gespräch sei. Zur Sach- und Rechtslage war nicht mehr gross zu verhandeln.

Das Finanzgericht winkt das Finanzamt durch

Die Abfrage der Entscheidung (Finanzgericht Hamburg vom 28.1.2019, 3 K 133/18) am nächten Morgen ergab: Klage abgewiesen, Revision nicht zugelassen.

Immerhin besteht nun die Gewissheit, dass kein Strafverfahren läuft. Nun wäre es auch etwas spät für die Prüfer, eines einzuleiten, ohne sich nicht selbst in den Schlammassel zu reiten. Denn entweder bestand der behauptete Verdacht: wenn die Prüferin dann aber nicht Mitteilungen an die Strafsachenstelle und auch an die Finanzkontrolle Schwarzarbeit macht, kann sie sich selbst wegen Strafvereitelung im Amt strafbar machen. Bestand der Verdacht hingegen nicht, dann grenzt die Behauptung an Verleumdung.

Es wäre zu wünschen, dass Finanzrichter den Finanzämtern nicht soviel von deren Bockmist durchgehen liessen, um diese zu disziplinieren.

Wie bereitet man sich auf eine Betriebsprüfung vor?

Eine Betriebsprüfung ist vorzubereiten. Die Vorbereitungen haben spätestens dann zu beginnen, wenn eine Prüfungsanordnung ergangen ist. Ratsam ist aber die rechtzeitige Vorbereitung schon lange, bevor eine Betriebsprüfung ansteht. Dabei sind vor allem Unterlagen so sortieren, dass dem Prüfer nur steuerlich bedeutsame Unterlagen vorgelegt zu werden brauchen. Je weniger er sehen muss, umso besser. Wer weiss, welche Rückfragen auch unbedeutendes hervorrufen kann.

Die Prüfungsanordnung

Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung mit einer Prüfungsanordnung an. Darin muss bezeichnet werden, auf welche Steuerarten und auf welche Zeiträume sich die Prüfung bezieht. Auch sind Ort und Zeit der Prüfung anzugeben.

Die Prüfungsanordnung kann mit dem Einspruch angefochten werden. Dies ist sinnvoll, wenn die Prüfungsanordnung unrichtig oder unvollständig ist. Daher ist die Prüfungsanordnung eingehend zu prüfen. Sind lediglich Ort und / oder Zeitpunkt der Prüfung schlecht gewählt, z. B. weil ein Ansprechpartner gerade ortsabwesend sein wird, so ist zu beantragen, um den Termin zu verlegen.

Vollständigkeit der Unterlagen

Vorbereitend ist zu kontrollieren, ob die vorzulegenden Aufzeichnungen vollständig sind. Auch sind, sofern nicht geschehen, die Voraussetzungen zu schaffen, um dem Betriebsprüfer die Daten elektronisch im vorgeschriebenen GDPdU-(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Format aushändigen zu können.

Aussondern von nicht steuerrelevanten Daten

Nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) müssen die Unternehmen Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse usw. sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen geordnet aufbewahren. Das Gleiche gilt für die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, für die Wiedergaben der versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe, für Buchungsbelege, für bestimmte Zollunterlagen und für alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben (sog. steuerrelevante Daten).

Daher sind spätestens in Vorbereitung einer Betriebsprüfung die nicht steuerrelevanten Daten von denen, die steuerbedeutsam sind, zu trennen. Dies bezweckt, dass dem Prüfer nur steuerlich bedeutsame Unterlagen vorgelegt zu werden brauchen. Je weniger er sehen muss, umso besser. Wer weiss, welche Rückfragen auch vermeintlich Unbedeutendes hervorrufen kann.

Zunächst entscheidet der Steuerpflichtige, welche der Daten seines Unternehmens er für steuerrelevant hält. Es liegt auf der Hand, dass er dabei häufig eine engere Auffassung vertreten wird als das Finanzamt. Dabei wird es nicht selten zu Meinungsverschiedenheiten kommen, die erst von den Steuergerichten geklärt werden können. Ein Recht des Betriebsprüfers, sämtliche betrieblichen Daten daraufhin zu überprüfen, ob sie steuerrelevant sind, besteht jedenfalls nicht.

Aufbereiten der steuerrelevanten Daten

In Vorbereitung der Prüfung ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen und Aufzeichnungen über steuerbedeutsame Vorgänge und Sachverhalte vollständig und geordnet zur Verfügung stehen.

Auch sind, sofern nicht geschehen, die Voraussetzungen zu schaffen, um dem Betriebsprüfer die Daten elektronisch im vorgeschriebenen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) -Format aushändigen zu können.

Erstellen Unternehmen diese Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems, haben die Finanzbehörden seit dem 01.01.2002 die Möglichkeit, die mit DV-System erstellte Buchführung der Unternehmen nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” mittels Datenzugriff prüfen. Um diesen sog. Datenzugriff zu ermöglichen, müssen die betroffenen Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden können (§ 147 Abs. 6 AO).

Simulieren von Prüfungen und Verprobungen

In der weiteren Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung können solche Analysen, die ein Betriebsprüfer in der Regel vornehmen wird, einmal vorweg durchzuführen, um etwaige Schwachpunkte aufzudecken. Es ist also die Durchführung der Betriebsprüfung quasi vorwegzunehmen, um etwaige Unzulänglichkeiten im Vorfeld zu erkennen.

Instruieren von Mitarbeitern

Bevor eine Aussenprüfung beginnt, sollten alle einschlägigen Mitarbeiter über die bevorstehende Prüfung des Betriebs dahingehend informiert werden, dass nur genau bezeichnete Personen im Hinblick auf die Aussenprüfung zur Auskunft berechtigt und verpflichtet sind.

Im Übrigen empfiehlt sich in geeigneten Fällen die unmittelbare Befragung dadurch legal zu verhindern, dass man zu Beginn der Ap das sog. schriftliche Verfahren vereinbart.

Die Durchführung der Betriebsprüfung

Auch während der Betriebsprüfung ist es ratsam, sich fachkundig begleiten zu lassen. Zum einen gilt dies für Rückfragen, die während der Prüfung aufkommen. Zum anderen sollten sie darauf achtgeben, dass der Betriebsprüfer nicht unnötigen Small Talk mit Beschäftigten hält. Ebenso kann auch auf kritische Momente reagiert werden, wenn etwa der Betriebsprüfer Verdachtsmomente für Unregelmässigkeiten äussert. Sind Sachverhalte auch am ende der Prüfung nicht vollständig aufzuklären, ist eine Verständigung über Tatsachen anzustreben.