Unternehmen können sich vor den aufgezeigten Konsequenzen durch ein entsprechendes Risikomanagement schützen. Gegenstand des Risikomanagement ist es, Anzeichen für das Vorliegen abhängiger Beschäftigung aufzuzeigen, um eine sachgerechte Einordnung in selbständige und nichtselbständige Auftragnehmer vornehmen zu können.Schutz vor existenzgefährdenden Beitragsnachzahlungen bietet eine betriebliche Organisation, die den Status von Beschäftigten prüft und dokumentiert. Bei nichtselbständigen Auftragnehmern werden zudem die erforderlichen Daten erfasst, um sozialversicherungsrechtliche Befreiungen und Erleichterungen sicher beurteilen und nachweisen zu können.
Bei abhängig Beschäftigten sind vollständige Entgeltunterlagen vorzuhalten. Entgeltunterlagen zu führen ist Pflicht. Arbeitgeber können nicht selbst entscheiden, ob sie Entgeltunterlagen führen oder nicht. Es ist genau geregelt, was wie in den Entgeltunterlagen zu dokumentieren ist. Wer sich daran hält, schützt sich vor existenzbedrohenden Beitragsnachforderungen.Auch für versicherungsfreie oder von der Versicherungspflicht befreite Beschäftigte – zB kurzfristig und geringfügig entlohnt Beschäftigte, Schüler und Studenten, Praktikanten – sind Entgeltunterlagen zu führen. Sie müssen Nachweise zu den Entgeltunterlagen nehmen, aus denen die erforderlichen Angaben ersichtlich sind. Folgende Nachweise sind zwingend erforderlich:
| Personengruppe | Nachweise |
|---|---|
| Altersvollrentner/Ruhestandsbeamter | Bescheid über die Altersvollrente bzw. der vergleichbaren Leistung |
| Mitglieder berufsständischer Versorgungseinrichtungen (Ärzte, Apotheker, Architekten etc.) | Bescheid des Rentenversicherungsträgers über die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 SGB VI |
| Student | Immatrikulationsbescheinigung, jeweils aktuell |
| Schüler | Schulbescheinigung, jeweils aktuell |
| Praktikant | Auszug aus der Studien- oder Prüfungsordnung, die das Praktikum vorschreibt |
Für kurzfristig und geringfügig entlohnt Beschäftigte, insbesondere die sog. Minijobber, sind Dokumentationen zwingend erforderlich. Folgende Nachweise gehören in die Entgeltunterlagen:
| Personengruppe | Nachweise |
|---|---|
| Geringfügig entlohnt und kurzfristig Beschäftigte | Angabe des Status (zB Schüler, Altersrentner, Hausfrau/Hausmann, beschäftigungsloser Arbeitsuchender etc.) |
| Kurzfristig Beschäftigte | Erklärung des Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr sowie die Bestätigung, dass dem Arbeitgeber die Aufnahme weiterer Beschäftigungen angezeigt wird |
| Geringfügig entlohnt Beschäftigte |
|
Es ist darauf zu achten, dass die Nachweise und Entgeltunterlagen auf Aktualität geprüft werden. Hierfür sind betriebliche Abläufe einzurichten.Nur wenn der Betrieb entsprechend eingerichtet ist, bietet dies einen hinreichenden Schutz vor den existenzgefährdenden Bedrohungen der Schwarzarbeit.