Mitwirkungspflichten in der Betriebsprüfung — Was müssen Sie vorlegen?

Grundsatz der Mitwirkungspflicht (§§ 93, 200 AO)

§ 200 AO verpflichtet den Steuerpflichtigen, bei der Aussenprüfung mitzuwirken. Die Mitwirkungspflicht ist aber nicht grenzenlos: Sie beschränkt sich auf steuerlich relevante Sachverhalte und schliesst selbstbelastende Aussagen in strafrechtsrelevantem Bereich aus.

Was muss vorgelegt werden?

• Bücher, Aufzeichnungen, Belege, Geschäftspapiere (§ 147 AO)
• Verträge (Liefer-, Dienst-, Mietverträge) mit steuerlicher Relevanz
• Bankkontoauszüge und Kreditunterlagen
• Elektronische Daten (§ 147 Abs. 6 AO) — IDEA-Auswertung möglich
• Anlagenverzeichnis, Inventarlisten, Kassenbücher

Was muss NICHT vorgelegt werden?

• Anwaltliche Gutachten und steuerrechtliche Bewertungen (Beraterprivileg)
• Interne Strategiepapiere ohne steuerliche Relevanz
• Unterlagen, die ausschliesslich unternehmerische Planungsentscheidungen betreffen
• Selbstbelastende Dokumente bei erkennbarem Strafrechtsrisiko (nemo tenetur)

Datenzugriff § 147 Abs. 6 AO / GoBD

Das Finanzamt hat drei Zugriffsformen auf elektronische Daten:

• Unmittelbarer Zugriff (Z1) — Prüfer arbeitet direkt am Buchführungssystem
• Mittelbarer Zugriff (Z2) — Mitarbeiter des Unternehmens führt Abfragen durch
• Datenträgerüberlassung (Z3) — Unternehmen übergibt Datei (z.B. IDEA-Export)

Der Datenzugriff ist auf prüfungsrelevante Daten beschränkt — er berechtigt nicht zur Durchsicht von Daten ohne steuerlichen Bezug.

E-Mail-Korrespondenz (BFH XI R 15/23)

Der BFH hat entschieden: TP-E-Mail-Korrespondenz kann vorlagepflichtig sein, wenn sie steuerrelevante Sachverhalte betrifft. Die Entscheidung ist aber auf den konkreten Fall bezogen — keine generelle E-Mail-Vorlagepflicht. Die Abgrenzung muss im Einzelfall geprüft werden.

Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (ab 2025)

Neu ab 2025 (§ 200a AO n.F.): Nach 6 Monaten Prüfungsdauer ohne ausreichende Mitwirkung kann das Finanzamt ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen. Folge: Verzögerungsgeld EUR 2.500–250.000; bei Unternehmen ab EUR 12 Mio. Umsatz bis EUR 3,75 Mio. Dieses Instrument wird aktiv eingesetzt — frühzeitige anwaltliche Begleitung verhindert den Eskalationsfall.

Mitwirkungsverweigerung und Schätzungsrisiko

Wer Mitwirkungspflichten verletzt, riskiert eine Schätzung (§ 162 AO). Das Finanzamt darf schätzen, wenn es die Besteuerungsgrundlagen mangels Mitwirkung nicht ermitteln kann. Strategie: Mitwirkung korrekt dosieren — weder vollständige Verweigerung noch unkontrollierte Offenlegung.

→ Schätzung § 162 AO — Voraussetzungen und Abwehr