Kein Termin. Keine Ankündigung. Keine Vorbereitungszeit.
Das ist der Punkt.
Eine Betriebsprüfung wird angekündigt. Der Unternehmer hat Zeit, Unterlagen zu ordnen, den Steuerberater zu informieren, die Verfahrensposition zu klären. Die Nachschau nicht.
Der Umsatzsteuer-Nachschaupfleger erscheint im Ladenlokal. Der Lohnsteuer-Aussenprüfer klingelt im Büro. Der Kassennachschauer tritt durch die Eingangstür, während das Mittagsgeschäft läuft.
Sie kommen ohne Ankündigung. Sie kommen, wenn der Inhaber nicht da ist. Sie kommen, wenn der einzige Ansprechpartner eine Aushilfskraft ist, die nicht weiss, was sie tun soll.
Und was in diesen ersten zehn Minuten passiert — was gezeigt wird, was gesagt wird, was der Prüfer sieht, bevor jemand Nein sagen kann — das kann eine Betriebsprüfung auslösen, die Monate dauert.
Vier Stränge
Welche Rechte die Nachschaubeamten haben, welche nicht — und was jeder Mitarbeiter wissen muss, bevor dieser Moment kommt.
A
Drei Nachschauformen
B
Der Überrumpelungseffekt
C
Protokoll für den Ernstfall
D
Übergang zur Betriebsprüfung
Strang A
Drei Nachschauformen — drei Rechtsgrundlagen.
§ 27b UStG
Umsatzsteuer-Nachschau
Zuständig: Finanzbeamte der Umsatzsteuer-Sonderprüfung
Berechtigt:
- ✓ Betreten von Geschäftsräumen während Geschäftszeiten
- ✓ Einsicht in Bücher, Aufzeichnungen, Geschäftspapiere, DV-Systeme
- ✓ Warenbestände und Betriebseinrichtungen in Augenschein nehmen
Nicht berechtigt:
- ✗ Wohnräume betreten (ohne Einverständnis oder richterlichen Beschluss)
- ✗ Unterlagen mitnehmen ohne förmliche Beschlagnahme
- ✗ Aussagen erzwingen (§ 101 AO: Auskunftsverweigerungsrecht bei Selbstbelastung)
§ 42g EStG
Lohnsteuer-Nachschau
Zuständig: Finanzbeamte des Lohnsteuer-Aussendienstes
Berechtigt:
- ✓ Betreten von Räumlichkeiten des Arbeitgebers während Geschäftszeiten
- ✓ Einsicht in Lohnkonten, Lohnunterlagen, Verträge
- ✓ Befragung von Arbeitnehmern — soweit freiwillig
Besonderheit:
Kann auch auf Baustellen, in Produktionsanlagen, Gaststätten oder Hotels durchgeführt werden — überall dort, wo Arbeitnehmer beschäftigt sind oder vermutet werden.
§ 146b AO
Kassen-Nachschau
Zuständig: Finanzbeamte der Betriebsprüfungsstelle
Berechtigt:
- ✓ Unangekündigtes Erscheinen in Geschäftsräumen
- ✓ Einsicht in Kassensystem — Journaldaten, Z-Bons, Tagesabschlüsse
- ✓ Prüfung der TSE (technische Sicherheitseinrichtung)
- ✓ Einsicht in die Verfahrensdokumentation
Übergang zur Betriebsprüfung
§ 146b Abs. 3 AO: Wenn die Kassen-Nachschau Anlass dazu gibt, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung unmittelbar zu einer Betriebsprüfung übergehen. Das ist die schärfste Konsequenz.
Strang B
Die Nachschau lebt davon, dass niemand vorbereitet ist.
Das ist kein Vorwurf — es ist eine strukturelle Beschreibung.
Die Behörde weiss, dass unangekündigte Prüfungen andere Ergebnisse liefern als angekündigte. Die Kassenführung ist anders, wenn der Prüfer nicht erwartet wird. Das Verhalten der Mitarbeiter ist anders. Die Aussagen sind weniger abgestimmt. Die Unterlagen sind ungeordneter.
Der Überrumpelungseffekt ist Methode, keine Nebenerscheinung.
Was in den ersten zehn Minuten typischerweise passiert:
Der Prüfer erscheint. Er zeigt seinen Dienstausweis. Er erklärt, dass er eine Kassen-Nachschau durchführe.
Der Mitarbeiter an der Kasse weiss nicht, was das bedeutet. Er weiss nicht, welche Rechte der Prüfer hat. Er weiss nicht, welche Rechte er selbst hat. Er weiss nicht, ob er den Inhaber anrufen darf, bevor er den Prüfer reinlässt.
Der Prüfer wirkt amtlich. Er wirkt, als ob Widerspruch keine Option sei. Das ist die Situation, in der Mitarbeiter beginnen, Dinge zu zeigen und zu sagen, die sie nicht zeigen und sagen müssten.
Was in dieser Situation gezeigt und gesagt wird, wird aktenkundig.
Es kann nicht zurückgenommen werden.
Strang C
Das Protokoll für den Ernstfall.
Jeder Mitarbeiter mit Kundenkontakt muss das wissen.
Das Protokoll ist einfach. Es hat drei Schritte. Es muss geübt sein — nicht nachgeschlagen, wenn der Prüfer schon in der Tür steht.
Zum Aushängen im Betrieb
Unangekündigte Steuerprüfung — was tun?
Dienstausweis verlangen — nicht reinlassen
Kein Dienstausweis → kein Zutritt. Punkt.
Dienstausweis vorhanden → notieren: Name, Behörde, Dienstnummer, Zeitpunkt. Den Prüfer im Eingangsbereich warten lassen.
Sofort anrufen
1. Inhaber / Geschäftsführer
2. Steuerberater
3. Nummer für den Notfall (siehe unten)
Nicht nach fünf Minuten. Sofort.
Nichts herausgeben, nichts zeigen, nichts sagen
Kein Zugriff auf das Kassensystem. Keine Vorlage von Unterlagen. Keine Erklärungen zum Kassenbetrieb. Keine Aussagen zur Buchführung.
„Ich bin nicht berechtigt, ohne Anweisung meines Arbeitgebers Einblick zu gewähren. Ich habe ihn informiert und erwarte seine Rückmeldung."
Dieser Satz ist höflich, korrekt und verfahrensrechtlich in Ordnung.
Inhaber / GF
________________
Steuerberater
________________
Anwalt
________________
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C.4 Was der Prüfer in dieser Situation tun kann
Der Prüfer hat in der Nachschau-Situation kein Recht, den Mitarbeiter zur sofortigen Mitwirkung zu zwingen.
Er kann:
- → Auf seine Berechtigung hinweisen
- → Erklären, dass er die Nachschau durchführen will
- → Notieren, dass die Mitwirkung verweigert wurde
- → Zur ordentlichen Betriebsprüfung übergehen
Er kann nicht:
- ✗ Den Mitarbeiter zur Aussage zwingen
- ✗ Gegenstände ohne Beschlagnahmeanordnung mitnehmen
- ✗ Polizei rufen, weil der Zugang verweigert wird
Die Nachschau ist keine Durchsuchung. Sie hat keine Zwangsmittel. Ihre Wirkung beruht auf der Bereitschaft der Geprüften — und auf der Unsicherheit darüber, was man darf und was nicht.
C.5 Vorbereitung ist die einzige Gegenmassnahme
Das Protokoll (C.1 bis C.3) funktioniert nur, wenn es vorher eingeführt wurde — nicht wenn der Prüfer schon in der Tür steht.
Im Betrieb aushängen: Name und Telefonnummer des Inhabers, des Steuerberaters und des Anwalts — mit dem Hinweis: "Im Fall einer unangekündigten Steuerprüfung sofort anrufen."
Mit Mitarbeitern besprechen: Was ist eine Nachschau? Wer darf kommen? Was darf gezeigt werden? Was nicht? Wie läuft das Protokoll ab?
Kassenverantwortliche besonders schulen: Sie sind die ersten Ansprechpartner — und am häufigsten unvorbereitet.
Das kostet eine halbe Stunde. Es kann eine monatelange Betriebsprüfung ersparen.
Strang D
Wenn die Nachschau eskaliert.
Die Nachschau ist eine Erkenntnismassnahme — keine Prüfung. Aber sie kann eine Prüfung auslösen.
§ 146b Abs. 3 AO — Kassen-Nachschau
Wenn die Nachschau Anlass gibt, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung unmittelbar zur Betriebsprüfung übergehen.
§ 27b Abs. 4 UStG — USt-Nachschau
Entsprechende Regelung: unmittelbarer Übergang zur Aussenprüfung möglich.
"Anlass" ist weit gefasst: eine Kassendifferenz, ein fehlender Z-Bon, eine nicht eingebundene TSE, ein Mitarbeiter, der etwas sagt, das nicht zum Buchführungsergebnis passt.
Was der Übergang bedeutet
Ab dem Moment des Übergangs gelten alle Regeln der Betriebsprüfung — mit dem Unterschied, dass der Unternehmer keine Vorbereitungszeit hatte. Das ist die eigentliche Gefahr der Nachschau: nicht die Nachschau selbst, sondern die Betriebsprüfung, die ohne Ankündigung beginnt.
Was dann zu tun ist: Sofortiger Anruf beim Steuerberater und — wenn die Situation schon eskaliert — beim Anwalt. Keine weiteren Aussagen ohne Beratung. Protokollierung aller Prüfungshandlungen ab diesem Zeitpunkt.
Hat Ihr Team das Protokoll für eine unangekündigte Nachschau?
Die Nachschau kommt ohne Ankündigung — und trifft auf Mitarbeiter, die nicht wissen, was sie tun sollen. Eine halbe Stunde Vorbereitung kann verhindern, dass ein ungünstiger Moment eine Betriebsprüfung auslöst.
Wenn bereits eine Nachschau stattgefunden hat — und Unterlagen gezeigt oder Aussagen gemacht wurden, die nicht hätten gemacht werden sollen: Auch dann ist die Verfahrensposition noch einzuordnen.
Vor der nächsten Nachschau — oder unmittelbar danach.
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