Wissensertes über die Betriebsprüfung

Betriebsprüfung, steuerliche Aussenprüfung, Zollprüfung, Lohnbetriebsprüfung der Rentenversicherung

Zu den wichtigsten Aufgaben der Finanzbehörden gehört es, Angaben nachzuprüfen sowie steuerlich relevante Sachverhalte und Verhältnisse selbst zu ermitteln. Oftmals können die Finanzbehörden nur durch eine Prüfung bei den Steuerpflichtigen vor Ort feststellen, ob die steuerbedeutsamen Tatsachen mit den Angaben der Steuerpflichtigen übereinstimmen. Solche Prüfungen sind Inhalt der Aussenprüfung. Sie sind häufiger Ausgangspunkt eines Steuerstreits.

Daher ist es im Rahmen von Betriebsprüfungen aus strategisch-taktischen Erwägungen auch für Steuerberater oftmals ratsam, bei erkennbaren Konfliktsituationen unseren Rat als Spezialisten für Steuerstreit schon frühzeitig ergänzend einzubeziehen.

Bei einer Betriebsprüfung – zutreffend: Aussenprüfung – prüft das Finanzamt einen Steuerfall eingehend. Die Prüfung bezieht sich auf bestimmte Steuerarten (z. B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer) und auf bestimmte Zeiträume. Der Grundgedanke besteht darin, dass ein die steuerlichen Sachverhalte vor Ort, wenn alle Unterlagen greifbar sind, besser und umfassender aufzuklären sind als an Amtsstelle.

Wen trifft eine Betriebsprüfung?

Eine Aussenprüfung kann jeden Steuerpflichtigen treffen. Ohne weitere Voraussetzungen ist sie bei denjenigen Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften (Gewerbetreibende, Freiberufler, land- und Forstwirte) zulässig. Daher die umgangsprachliche Bezeichnung als Betriebsprüfung.

Bei allen anderen Steuerpflichtigen ist sie grudnsätzlich nur zulässig, wenn ein Anlass zur eingehenden Prüfung besteht. Dies ist neuerdings jedoch entbehrlich bei Steuerpflichtigen mit hohen Überschusseinkünften. Die Grenze liegt bei 500 000 Euro (also alle Einkommensmillionäre – jedoch in DM gerechnet), wobei verlustbringende Einkunftsarten nicht berücksichtigt werden.

 

Wie oft kann eine Betriebsprüfung stattfinden?

Es ist eine alte Erfahrung: Den einen trifft es immer wieder, beim anderen hat seit Jahren keine Betriebsprüfung stattgefunden. Zählt man zu den erstgenannten, so kann man sich dem jedoch nicht erwehren. Es gibt keinen Rechtsanspruch darauf, von Prüfungen verschont zu bleiben.

Erwehren kann man sich nur in tatsächlicher Hinsicht, nämlich durch eine gute Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. Muss der Betriebsprüfer mit leeren Händen nach Hause gehen, so wird er sich hoffentlich für die Zukunft einen anderen Prüfungsfall suchen.

 

Welche Arten der Aussenprüfung gibt es?

Nach § 194 Abs. 1 Satz  1 der Abgabenordnung (AO) dient die Aussenprüfung der Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen. Der Umfang der durch die Finanzverwaltung durchzuführenden Untersuchung richtet sich dabei nach den Umständen des Einzelfalls (§ 88 Abs. 1 Satz 3 AO).

1. Die allgemeine Aussenprüfung

Sie dient zur Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen nach § 194 Abs. 1 Satz 1 AO

2. Die abgekürzte Aussenprüfung nach § 203 AO

Bei Steuerpflichtigen, die einer regelmässigen Aussenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO unterliegen, kann gem. § 203 AO eine abgekürzte Aussenprüfung durchgeführt werden, die sich inhaltlich auf die wesentlichen Besteuerungsgrundlagen zu beschränken hat.

3. Die besondere Aussenprüfung

Neben der “allgemeinen Aussenprüfung” sehen insbesondere die Einzelsteuergesetze weitere besondere Aussenprüfung vor, die sich auf einzelne Steuerarten beschränken.

  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Lohnsteuer-Aussenprüfung
  • Kapitalertragsteuerprüfung
  • Quellensteuer-Aussenprüfung
  • Versicherungssteuer-Aussenprüfung
  • Feuerschutzsteuer-Aussenprüfung
  • Besondere Aussenprüfungen bei Steuern auf Rennwetten und Lotterien

4. Steuer-Nachschau

 

Was wird geprüft?

Nach § 7 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) ist die Aussenprüfung auf das Wesentliche abzustellen und ihre Dauer auf das notwendige Mass zu beschränken. Die Prüfung soll sich in erster Linie auf solche Sachverhalte erstrecken, die zu endgültigen Steuerausfällen oder Steuererstattungen oder -vergütungen oder zu nicht unbedeutenden Gewinnverlagerungen führen können.

Nach den Erfahrungen der Prüfungspraxis kommen im Allgemeinen folgende Prüfungsschwerpunkte in Betracht:
• Ordnungsmässigkeit der Buchführung,
• Rückstellungen und Wertberichtigungen,
• Bewertung der Vorräte,
• Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (insbes. bei Branchen mit hohen Bargeld-Einnahmen),
• ungeklärte Vermögenszuwächse,
• Schmiergeldzahlungen,
• Abgrenzung Betriebsvermögen/Privatvermögen,
• Abgrenzung Betriebseinnahmen/Einlagen,
• Abgrenzung Betriebsausgaben/Entnahmen (z. B. Privatnutzung von Pkw und Telefon),
• Verträge zwischen nahe stehenden Personen (insbesondere Angehörigen),
• Auslandsbeziehungen (insbes. Verrechnungspreise, vgl. § 90 Abs. 3 AO),
• Investitionszulagen und Sonderabschreibungen,
• Gesellschaftsverhältnisse (z. B. Änderung der Beteiligungsverhältnisse, Wechsel der Unternehmensform, Betriebsaufspaltung, Verträge mit Gesellschaftern),
• Betriebserwerb, Betriebsumwandlung, Betriebsverpachtung, Betriebsaufgabe oder Betriebsveräusserung,
• Anpassung der Firmen-Steuerbilanz an die letzte Betriebsprüfer-Steuerbilanz,
• Grundstücksankäufe und -verkäufe,
• Nutzungsänderungen bei Grundstücken,
• Finanzanlagen, Beteiligungen und Wertpapiere,
• Prüfung bedeutender nichtbetrieblicher Einkünfte (z. B. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen),
• besondere umsatzsteuerliche Sachverhalte wie z. B. Differenzen zwischen vorangemeldeten und erklärten Umsätzen, Vorsteuerabzug, Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG, Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, innergemeinschaftlicher Erwerb.

Wann findet eine Betriebsprüfung statt?

Das bedeutet konkret: Grundsätzlich wird ein Betriebsprüfer nicht unangemeldet vor Ihrer Tür stehen. Eine Betriebsprüfung der Sozialversicherungsträger soll Ihnen als Arbeitgeber möglichst einen Monat, muss jedoch mindestens 14 Tage vor Beginn der Prüfung angekündigt werden. Einen kurzfristig anberaumten Termin müssen Sie grundsätzlich nicht akzeptieren. Sie können dies aber tun. Ansonsten darf eine Betriebsprüfung ohne Anmeldung nur durchgeführt werden, wenn es sich um eine Ad-hoc-Prüfung handelt.

Das können oder müssen Sie tun: Überlegen Sie bei Ankündigung sofort, ob der anberaumte Termin in den Terminkalender Ihres Unternehmens passt. Falls nicht, versuchen Sie telefonisch, den Termin zu verlegen. Gegen eine aus triftigen Gründen verschobene Prüfung wird der zuständige Mitarbeiter des Rentenversicherungsträgers nichts einzuwenden haben.

Beispiel: Umfangreiche Umbaumassnahmen im Unternehmen

Welchen Umfang hat eine Betriebsprüfung?

Das bedeutet konkret: Möglicherweis erfahren Sie den Umfang der geplanten Prüfung aus der Prüfungsankündigung. Ansonsten können Sie sich auch mit dem Prüfer in Verbindung setzen.

Das können oder müssen Sie tun: Nehmen Sie bereits vor Beginn der Betriebsprüfung Kontakt mit dem Prüfer auf, und fragen Sie ihn nach dem Umfang der geplanten Prüfung. Erkundigen Sie sich auch nach den Unterlagen, die Sie vorlegen müssen. Auf diese Weise sparen Sie Arbeitszeit und Kosten.

Wo ist der Ort, an dem die Betriebsprüfung stattfindet?

Der Grundsatz ist: Die Betriebsprüfung wird in Ihrem Unternehmen selbst durchgeführt. Ist dies für Sie sinnvoll, weil sich die einschlägigen Unterlagen hier befinden, sollten Sie es dabei belassen. In einigen Fällen entscheidet sich die Rentenversicherung aber auch für eine Vorlageprüfung, für die Sie die angeforderten Unterlagen an deren Diensträume senden.

Das können oder müssen Sie tun: Sie haben ein Wahlrecht im Hinblick auf den Prüfungsort (§ 98 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Zehntes Buch – SGB X). So können Sie die Unterlagen auch in den Räumen der prüfenden Stelle vorlegen oder eine Prüfung bei Ihrem Steuerberater beantragen. Stellen Sie einen entsprechenden Antrag rechtzeitig schriftlich. Sie können diesen Antrag begründen, müssen das aber nicht tun. Häufig liegt der Prüfungsanordnung auch ein entsprechender Vordruck bei.

Welche Wirkung hat eine Betriebsprüfung?

Führt die Betriebsprüfung zu einer Änderung der Steuer, so ergehen neue Steuerbescheide. Diese sind nur noch dann abänderbar, wenn sich im Nachhinein Tatsachen herausstellen, die bei der Prüfung nicht entdeckt wurden.

Hinzuschätzungen

Häufig führen Betriebsprüfungen zur Hinzuschätzung von Besteuerungsgrundlagen (Gewinne, Einkünfte, Umsätze).

Lesen Sie hier mehr zu Schätzungen von Besteuerungsgrundlagen.

Steuerprüfungen sperren eine Selbstanzeige

Sobald das Finanzamt eine Prüfungsanordnung erlässt, ist es grundsätzlich zu spät, um Steuerverfehlungen ohne strafrechtliche Sanktionen aufzudecken (Selbstanzeige). Stand dafür ehedem die Zeitspanne zwischen dem Eintreffen der Prüfungsanordnung und dem Erscheinen des Prüfers zur Verfügung, so ist seit dem 3.5.2011 der Zugang der Prüfungsanordnung beim Steuerpflichtigen massgeblich. Umso wichtiger ist es, der Prüfungsanordnung besondere Aufmerksamkeit zu widmen, wenn Berichtigungsbedarf besteht.

Während einer Steuerprüfung ist Rechtsschutz dürftig

Nach der gesetzgeberischen Vorstellung sind die Prüfungsanordnung und dann erst die Bescheide, die infolge der Prüfung ergehen, die behördlichen Massnahmen, gegen die Rechtsschutz eröffnet ist. Die Spanne dazwischen, die Prüfungsphase ist der aussergerichtlichen wie richterlichen Prüfung weitgehend entzogen. Daher ist es bedeutsam, die Prüfungsanordnung als der massgeblichen Grundlage für die Prüfung eingehend zu prüfen und dem Finanzamt bei gegebenem Anlass seine Einwendungen rechtzeitig mitzuteilen. Geschieht dies nicht, so ist der Steuerpflichtige mit seinen Einwendungen später nicht mehr zu hören und sich dadurch ergebende Unzulänglichkeiten sind hinzunehmen.

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Was ist eine Steuer-Nachschau?

Was ist eine Steuer-Nachschau?

In den letzten Jahren hat der Gesetzgeber neben den steuerlichen Aussenprüfungen den Finanzämtern das Instrumentarium der Steuer-Nachschau für bestimmte Bereiche in die Hand gegeben. Nach der 2002 eingeführten Umsatzsteuer-Nachschau folgte 2013 die Lohnsteuer-Nachschau und ab 2017 die Kassen-Nachschau.

Anders als die Betriebsprüfung führen die Finanzämter die Steuer-Nachschauen spontan und unangekündigt aus. Die Steuer-Nachschau ist keine steuerliche Aussenprüfung im engeren Sinne (also im Sinne der §§ 193 ff. AO). Mit der Steuer-Nachschau soll allgemein und ohne konkrete Zielsetzung der Zustand des Unternehmens angeschaut werden soll. Beabsichtigt das Finanzamt hingegen einen konkreten Einzelsachverhalt aufzuklären, dann ist es auf eine Augenscheinnahme gemäss §§ 98 ff. AO im rahmen der allgemeinen Sachaufklärung beschränkt. Die Steuer-Nachschau setzt einen konkreten Anlass und Aufklärungsbedarf voraus.

Gibt eine Steuer-Nachschau dazu Anlass, kann das Finanzamt ohne vorherige Prüfungsanordnung (§ 196 AO) zu einer Aussenprüfung übergehen. Offenbaren sich jedoch Anhaltspunkte für Straftaten, so ist – wie bei der steuerlichen Aussenprüfung auch – ein Strafverfahren einzuleiten.

Die Durchführung der Steuer-Nachschau ist schlichtes Verwaltungshandeln. Gegen schlichtes Verwaltungshandeln (z. B. Betreten von Grundstücken und Räume zur Durchführung einer Steuer-Nachschau) ist kein Einspruch gegeben. Erst die im Rahmen der Steuer-Nachschau ergangenen Verwaltungsakte können gemäß § 347 AO mit Einspruch angefochten werden.

Die Umsatzsteuer-Nachschau

Mit Wirkung ab 1.1.2002 hat der Gesetzgeber durch das Steuerverkürzungsbekämpfungsgesetz (StVBG) vom 19.12.2001 (BGBl I 01, 3922 = BStBl II 02, 32) die Umsatzsteuer-Nachschau nach § 27b Umsatzsteuergesetz (UStG) eingeführt. Die Umsatzsteuer-Nachschau soll insbesondere der Bekämpfung des Umsatzsteuerbetrugs dienen (Bundestags-Drucksache 14/6883, S. 9). Der Vorteil der Umsatzsteuer-Nachschau gegenüber den bisherigen Instrumenten der Finanzbehörde besteht darin, auch ohne einen strafrechtlichen Anfangsverdacht unangekündigt beim Steuerpflichtigen erscheinen zu können.

Die Nachschau setzt einen konkreten Anlass und Aufklärungsbedarf voraus. Nach der Finanzverwaltung (UStAE 27b.1 Abs 2) ist die Nachschau insbesondere bei folgenden Anlässen angezeigt:
Existenzprüfungen bei Unternehmensgründungen,
• Entscheidungen bei Zustimmungen nach § 168 Satz 2 AO: Reicht ein Unternehmer eine berichtigte Umsatzsteuer-Voranmeldung ein, die zu einer Steuererstattung führt, so wird diese erst wirksam mit Zustimmung des Finanzamtes.
• Erledigung von Auskunftsersuchen zum Vorsteuerabzug anderer Finanzämtern (Kontrollmitteilungen): Mit Kontrollmitteilungen unterrichtet ein Finanzamt ein anderes über einen bestimmten Sachverhalt oder bestimmte Umstände, die für das unterrichtete Finanzamt von Interesse sein können. Häufig fertigen Betriebsprüfer Kontrollmitteilungen über Umstände betreffend die Geschäftspartner des Geprüften, damit deren Betriebsstättenfinanzamt denselben Sachverhalt beim geschäftspartner prüfen kann. Das kann etwa sein, ob der Geschäftspartner die Voraussetzungen erfüllt, dass der andere die Vorsteuer aus Rechnungen ziehen darf.
• Erledigung von Auskunftsersuchen anderer Mitgliedstaaten.

Als Sachverhalte, die den Einsatz einer USt-Nachschau rechtfertigen können, sind genannt:
• Unternehmerexistenz,
• Vorhandensein von Anlage- und Umlaufvermögen,
• einzelne Eingangs- und Ausgangsrechnungen,
• einzelne Buchungsvorgänge,
• Verwendungsverhältnisse.

Im Rahmen einer Nachschau ermöglicht § 27b UStG das Betreten und Besichtigen von Geschäfts- und Betriebsräumen sowie gemischt genutzten Räumen zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Individuell (abweichende) Geschäfts- und Arbeitszeiten des Betroffenen sind zu respektieren, so lange dies nicht zu einer unverhältnismäßigen oder unzumutbaren Beeinträchtigung der finanzbehördlichen Ermittlungstätigkeit führt. Im Gegensatz dazu dürfen private Wohnräume gegen den Willen des Inhabers nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden (§ 27b Abs. 1 Satz 2 UStG) (OFD Magdeburg, DStR 2012, 909).

Die Umsatzsteuer-Nachschau darf nicht einer Durchsuchung gleichkommen. Durchsuchung ist das „ziel- und zweckgerichtete Suchen staatlicher Organe nach Personen oder Sachen oder zur Ermittlung eines Sachverhaltes“, mit dem Zweck, „etwas aufzuspüren, was der Inhaber der Wohnung von sich aus nicht offenlegen oder herausgeben will“ (BVerfG 51, 97, 106f).

Die Lohnsteuer-Nachschau

Mit § 42g Einkommensteuergesetz (EStG) ist durch das Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz vom 26.06.2013 (BGBl I 2013, 1809) eine Regelung zur Lohnsteuer-Nachschau neu in das EStG eingefügt worden. Die Vorschrift ist zum 30.06.2013 in Kraft getreten.

Die Lohnsteuer-Nachschau ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Aufklärung möglicher steuererheblicher Sachverhalte. Steuererheblich sind Sachverhalte, die eine Lohnsteuerpflicht begründen oder zu einer Änderung der Höhe der Lohnsteuer oder der Zuschlagsteuern führen können.

Nach der Gesetzesbegründung (Bundestags-Drucksache 302/12, S. 39) soll die gesetzliche Regelung der Nachschau eine gesicherte Rechtsgrundlage für die Beteiligung von Lohnsteuer-Aussenprüfern an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit schaffen.

Die Lohnsteuer-Nachschau dient der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlags, der Kirchenlohnsteuer oder von Pflichtbeiträgen zu einer Arbeits- oder Arbeitnehmerkammer. Ziel der Lohnsteuer-Nachschau ist es, einen Eindruck von den räumlichen Verhältnissen, dem tatsächlich eingesetzten Personal und dem üblichen Geschäftsbetrieb zu gewinnen (BMF vom 16.10.2014 – IV C 5 – S 2386/09/10002 :001, DOK 2014/0890135, DStR 2014, 2129).

Eine Lohnsteuer-Nachschau kommt nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF vom 16.10.2014, DStR 2014, 2129) insbesondere in Betracht:
• bei Beteiligung an Einsätzen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit,
• zur Feststellung der Arbeitgeber- oder Arbeitnehmereigenschaft,
• zur Feststellung der Anzahl der insgesamt beschäftigten Arbeitnehmer,
• bei Aufnahme eines neuen Betriebs,
• zur Feststellung, ob der Arbeitgeber eine lohnsteuerliche Betriebsstätte unterhält,
• zur Feststellung, ob eine Person selbständig oder als Arbeitnehmer tätig ist,
• zur Prüfung der steuerlichen Behandlung von sog. Minijobs (§ 8 Abs. 1 und 2 SGB IV), ausgenommen Beschäftigungen in Privathaushalten,
• zur Prüfung des Abrufs und der Anwendung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und
• zur Prüfung der Anwendung von Pauschalierungsvorschriften, z. B. § 37b Abs. 2 EStG.

Nicht Gegenstand der Lohnsteuer-Nachschau sind:
• Ermittlungen der individuellen steuerlichen Verhältnisse der Arbeitnehmer, soweit sie für den Lohnsteuer-Abzug nicht von Bedeutung sind,
• die Erfüllung der Pflichten des Arbeitgebers nach dem Fünften Vermögensbildungsgesetz und
• Beschäftigungen in Privathaushalten.

Die Kassen-Nachschau

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen (Kassengesetz) hat der Gesetzgeber per 2018 die Kassen-Nachschau eingeführt. Das Kassengesetz will zukünftig die Manipulation von elektronischen Registrierkassen unterbuinden. Die Prüfung der ordnungsgemässen Kassenführung ist bei bargeldintensiven Unternehmen häufig ein Prüfungsschwerpunkt in der Betriebsprüfung.

Kassen-Nachschau: Eine spontane Prüfung der Finanzämter, um die Ordnungsmässigkeit der Kassenbuchführung zu kontrollieren
Kassen-Nachschau: Eine spontane Prüfung der Finanzämter, um die Ordnungsmässigkeit der Kassenbuchführung zu kontrolliere

Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle wird als neues Instrument eine Kassen-Nachschau grundsätzlich ab dem 1.1.2018 eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Regelung ist ähnlich ausgestaltet, wie die schon existierende Lohnsteuer- oder Umsatzsteuer-Nachschau (§ 42g EStG bzw. § 27b UStG). Die elektronischen zertifizierten Aufzeichnungssysteme unterliegen erst ab dem 01.01.2018 der Überprüfung durch eine Kassen-Nachschau.

Die Finanzverwaltung kann zukünftig im Rahmen der Kassen-Nachschau ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten die Ordnungsgemäßheit der Aufzeichnung und Buchung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sowie den Einsatz des zertifizierten Aufzeichnungssystems überprüfen. Die Kassen-Nachschau kann sowohl bei elektronischen Registrierkassen als auch bei offenen Ladenkassen erfolgen.

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