Wissenswertes über Kassenbuchführung

Was Sie über das Thema Kasse wissen sollten

Im Mittelpunkt von Betriebsprüfungen stehen bargeldintensive Betriebe und deren Kassenbuchführung. Betriebsprüfer nehmen die Kassenbuchführung sehr genau in Augenschein. Denn bei der Kassenbuchführung sind sehr einfach Manipulationen möglich und daher steht sie unter Generalverdacht. Stellen die Betriebsprüfer schlichte Unzulänglichkeiten bei der Kassenbuchführung fest, so ist es gängige Praxis, die Besteuerungsgrundlagen (Gewinn, Umsatz) zu schätzen.

Dabei genügen nach Ansicht der Betriebsprüfer blosse formelle Mängel aus, es bedarf keiner Manipulationen. Diese Einschätzungen fallen in der Regel sehr hoch aus und können für den Unternehmer existenzbedrohend sein. Daher sollten Unternehmer ihre Kassenbuchführung sehr genau und nach den gesetzlichen Vorgaben erledigen. Vor allem sollten sich Unternehmer intensiv mit den eingesetzten Kassensystemen auseinandersetzen und ob diese die richtigen für sie sind und auch richtig eingesetzt werden.


1. Sie sind Buchführungspflichtig?

Vor der Beurteilung, welche Kasse zu führen ist, sollte sich ein Unternehmer Klarheit darüber verschaffen, ob er buchführungspflichtig (bilanzierungspflichtig) ist oder nicht (und er den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 Einkommensteuergesetz – sog. „4/3-Rechner“ – ermittelt).

Das ist entscheidend für die Vorgaben, an denen sich ein Unternehmer messen lassen muss – besonders auch in der Betriebsprüfung. Für die Kassenbuchführung ist es insofern von Bedeutung als mit der Bilanzierungspflicht auch die Pflicht einhergeht, ein Kassenbuch zu führen.

Das Handelsrecht legt fest, dass jeder Gewerbetreibende buchführungspflichtig ist, wenn Art und Umfang ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen erforderlich machen.

Das gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist. Folgende Anhaltspunkte sprechen für eine kaufmännische Unternehmensorganisation, also ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen:

  • Ein hohes Umsatzvolumen.
  • Eine hohe Zahl an Mitarbeitern.
  • Das Warenangebot ist umfangreich.
  • Es werden vielfältige Geschäftskontakte unterhalten.

Sobald ein Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist, gilt es als Handelsgewerbe, auch wenn es sich nicht um ein solches handelt. Daher wird grundsätzlich jedes Unternehmen mit der Handelsregistereintragung buchführungspflichtig.

Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen.

Wer hingegen nicht bilanzierungspflichtig ist, muss ein solches nicht führen. Hier greifen allein steuerliche Aufzeichnungspflichten, die nicht so strenge Vorgaben machen.

Die Obenhaus Anwaltskanzlei für Steuerrecht hilft Ihnen weiter

2. Sind Sie Einzelaufzeichnungspflichtig?

Sodann hat sich ein Unternehmer damit auseinanderzusetzen, ob er zu Einzelaufzeichnungen verpflichtet ist oder nicht. Ab 2020 hat der Gesetzgeber in § 146 Abs. 1 S. 1 der Abgabenordnung (AO) den Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht festgeschrieben, und zwar für alle, ob bilanzierungspflichtig oder nicht.

Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet: Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln aufzuzeichnen. Darauf achten die Kassenprüfer. Vor allem auf die Verbuchung von Storni oder zB Freigetränken, Warenrücknahmen.

Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung unabhängig davon, ob ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet wird (Tz. 2.1.4 S. 1 AEAO zu § 146 AO).

Ordnungsgemäße Einzelaufzeichnungen sind der einzige Weg, um die finanziell schmerzhaften Sanktionen durch § 379 Abs.1 Nr. 3 AO zu vermeiden. Auch bei manueller Kassenführung sind Einzelaufzeichnungen zwingend.

Allerdings sind enge Ausnahmen eröffnet, soweit das Fertigen von Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist. Voraussetzung für die Ausnahme ist aber, dass Geschäftsgegenstand der Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung ist (§ 146 Abs. 1 S. 3 AO).

Das zielt besonders auf Einzelhändler, Bäcker, Metzger. Die Ausnahme greift allein für den Warenverkauf, nicht für Dienstleistungen (zB Änderungsschneiderei, Reinigung, Gastronomie).

Denn der Gesetzeswortlaut führt aufgrund der Gesetzesmotive dazu, dass Einzelaufzeichnungen fast ausnahmslos zwingend sind.

aa) Einzelaufzeichnungspflicht durch elektronische Kassenführung

Die elektronische Kassenführung verpflichtet zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle. Dies ist in § 146 Abs. 1 S. 4 AO geregelt

bb) Einzelaufzeichnungspflicht bei Buchführungspflicht

Die Einzelaufzeichnungspflicht gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart (Tz. 2.1.1 AEAO zu § 146 AO). Der Unternehmer, der buchführungspflichtig ist oder freiwillig Bücher führt, muss die Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen (BFH 12.7.2017 – X B 16/17, Rz. 68). Geschieht das nicht, so ist das ausreichend, um eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs.1 Satz 3 AO zu bejahen.

cc) Einzelaufzeichnungspflicht bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) bildet § 146 Abs. 1 AO seit 1.1.2017 die Rechtsgrundlage für die allgemeine Einzelaufzeichnungspflicht (Tz. 2.1.1 und Tz. 2.17 AEAO zu § 146 AO). Damit müssen die Geschäftsvorfälle erfasst werden.

Es reicht nicht mehr aus, wenn nur die Betriebseinnahmen (Erlöse) und Betriebsausgaben durch Belege (BFH-Urteil vom 12.12.2017 – VIII R 5/14) nachgewiesen werden. Bei elektronischer Kassenführung folgt das auch aus § 146 Abs.1 Satz 4 AO.

Notwendige Voraussetzung für den Schluss, dass die Betriebseinnahmen vollständig erfasst sind, war schon immer die Aufbewahrung aller Belege (BFH-Urteil vom 15.4. 1999 – IV R 68/98; FG Berlin-Brandenburg 9.1.2017 – 4 V 4265/15).

Das ist zum 1.1.2017 erweitert worden, so dass in jedem Beleg die Geschäftsvorfälle erfasst werden müssen. Die frühere BFH-Rechtsprechung mit der Einzelaufzeichnungspflicht nur der Erlöse ist ab 1.1.2017 durch die neue Rechtslage des § 146 Abs.1 AO ersetzt worden.

Aber auch bei manueller Kassenführung müssen die Belege die Geschäftsvorfälle dokumentieren. Da es beim Einnahmenüberschussrechner nur Privatvermögen gibt, sind retrograde Kassenberichte ohnehin ausgeschlossen (a. A. BFH-Beschluss vom 13.3.2013 – X B 16/12).

dd) Einzelaufzeichnungspflicht gemäss § 22 UStG

Bei der Kassenführung sind die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten zu beachten (Tz. 3.5 AEAO zu § 146 AO). Sie folgen aus § 22 UStG und damit aus dem Gesetz. Sie sind zwingend, also nicht unzumutbar. Retrograde Kassenberichte beruhen auf fehlenden Einzelaufzeichnungen.

Sie scheitern m.E. immer an den umsatzsteuerlichen Einzelaufzeichnungspflichten. Die umsatzsteuerliche Aufzeichnungspflicht folgt aus § 22 UStG und greift bei Umsätzen nur mit einem Steuersatz ein.

Bei verschiedenen Steuersätzen müssen getrennte Aufzeichnungen geführt werden. Eine Gesamtsumme kann nie die nötigen getrennten Aufzeichnungen nach § 22 UStG ersetzen.

Bei getrennten Steuersätzen sind offene Ladenkassen ohne Einzelaufzeichnungen schon deshalb unzulässig (OFD Frankfurt vom 28.9.2018, S 0316 A – 010 – St 3a). Denn durch eine offene Ladenkasse jeweils für die Erlöse zu 7 % und 19 % entsteht keine ordnungsgemäße Kassenführung, zumal das nie praktikabel ist.

Die nötige Einzelaufzeichnung der Erlöse gem. § 22 UStG kann nicht durch die summarische Kassenführung mit retrograden Kassenberichten ersetzt werden. Aus ihnen lässt sich entgegen Abschnitt 63 Abs.1 UStDV nicht prüfen, ob der jeweilige Umsatz steuerbar, steuerbefreit ist und dem Regelsteuersatz oder einem ermäßigtem Steuersatz unterliegt.

Insofern ist es fehlerhaft, wenn die Aufzeichnung nur der vereinnahmten Beträge nicht als Verstoß gegen § 22 UStG beurteilt wird (BFH-Beschluss vom 12.7.2017 – X B 16/17) Faktisch führt diese Erfassung nur der Erlöse zu einer nicht überprüfbaren Summe.

ee) Einzelaufzeichnungspflicht beim Verkauf von Waren und § 146 I S. 3 AO

Wer nur auf den missglückten Wortlaut des § 146 I S. 3 AO abstellt, wird davon ausgehen, dass Warenverkäufe an namentlich unbekannte Kunden ohne Einzelaufzeichnungen möglich sind.

Die Unzumutbarkeit der Einzelaufzeichnungen ist ein Kriterium der früheren Einzelhandelsrechtsprechung (BFH-Urteil vom 12.5.1966 – IV 472/60), die von § 146 Abs. 1 Satz 3 AO fortgeführt werden soll. Danach müssen die Einzelaufzeichnungen unzumutbar sein. Das ist bei wenigen Geschäftsvorfällen nie der Fall, da der Gesetzeswortlauf auf eine Vielzahl von Geschäftsvorfällen abstellt.

Das Kriterium der Unzumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen ist im Computerzeitalter kaum jemals erfüllt. Durch die weitere Regelung in § 146 Abs.1 Satz 4 AO ist erkennbar, dass eine Einzelaufzeichnungspflicht besteht, wenn eine Registrierkasse geführt wird.

Unabhängig davon erfordert jede Gewinnermittlungsart per se Einzelaufzeichnungen, meint die Finanzverwaltung (Tz. 2.2.1 AEAO zu § 146 AO). Das sehen Finanzgerichte etwas differenzierter.

Zudem müssen die umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten beachtet werden (Tz. 3.5 AEAO zu § 146 AO). Diese Besonderheiten haben der Gesetzgeber in § 146 I S. 3 AO und das BMF im AEAO zu § 146 AO übersehen. Bei elektronischer Kassenführung folgen die Einzelaufzeichnungspflichten aus § 146 Abs. 1 Satz 4 AO.

ff) Dienstleister müssen gem. § 146 I S. 3 AO Einzelaufzeichnungen führen

Einzelaufzeichnungen bei Dienstleistungen sind gem. § 146 I AO zwingend. § 146 I S. 3 AO umfasst nicht die Dienstleistungen (Tipke/Kruse, AO/FGO, § 146 AO Rn. 26, Lfg. 152, April 2018) und auch nicht die Gastronomie. Der AEAO (Tz. 2.2.6 AEAO zu § 146 AO), der dies anders beurteilt, hat dies einem BFH-Beschluss (v. 12.7.2017, a.a.O.) entnommen.

Das ist falsch, da diese Entscheidung ausdrücklich keine Aussage über den summarischen Einzelfall hinaus enthält und in ihr zudem betont worden ist, dass ab 1.1.2017 eine andere Rechtslage eingreift.

Ein Dienstleister ist zwar nicht verpflichtet, ein elektronisches Aufzeichnungssystem anzuschaffen. Er ist jedoch verpflichtet, die baren Geschäftsvorfälle einzeln zu erfassen, da die Erfassung der Tageseinnahmen nur durch Auszählen der Tageslosung nicht mehr zulässig ist.

Deshalb müssen Dienstleister spätestens ab 2017 Einzelaufzeichnungen führen (Strahl, kösdi 2017 S. 20170, 20182 Anm. zu Rn. 29). Eine analoge Anwendung des § 146 Abs. 1 Satz AO auf Dienstleister scheidet aus, weil die für eine Analogie nötige Regelungslücke fehlt.

Es gibt also keine Unzumutbarkeit von Einzelaufzeichnungen bei Dienstleistungen. Deshalb müssen in der Gastronomie Einzelaufzeichnungen geführt werden. Geschieht das nicht, so droht das Bußgeld gem. § 379 Abs.1 Nr. 3 AO.

gg) Geldwäschegesetz

Es greift die erweiterte Einzelaufzeichnungspflicht ein, wenn es sich um Beträge handelt, die vom Geldwäschegesetz erfasst werden.

3. Welche Kassen nutzen Sie? Sind die zulässig?


Prüfungssichere Kassenführung

Bei Kassenfragen hilft Ihnen die OBENHAUS Anwaltskanzlei weiter.

Der Steuerpflichtige ist nicht verpflichtet, eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse zu verwenden. Er kann also auch eine offene Ladenkasse verwenden (Schublade, Geldkassette).

Für elektronische Registrierkassen oder eine PC-Kassen (elektronische Aufzeichnungssysteme) hat der Gesetzgeber ab 2020 die Anforderungen verschärft. Es ist nicht mehr jede beliebige elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse zulässig.

Vielmehr ist gesetzlich festgelegt, wie diese beschaffen sein müssen. Die elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung aufweisen. Diese besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

Wird ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt, so muss fortan diesen Anforderungen genügen. Der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse, die dem nicht genügt, ist ordnungswidrig und kann mit Bussgeld bis zu Euro 25.000 geahndet werden.

Zu beachten ist, dass die Kassensysteme auch die Vorsysteme wie etwa ein Warenwirtschaftssystem umfassen.

Lassen Sie sich von Ihrem Kassenaufsteller schriftlich geben (am besten mit Garantie), dass Ihre Kasse den aktuellen und künftigen Vorschriften entspricht. Das gilt für jede einzelne Kasse, Kassenwaage sowie jedes andere elektronische Aufzeichnungsgerät in Ihrem Betrieb.

Für die elektronischen Aufzeichnungssysteme greift ab 2020 eine Meldepflicht: Jeder Einsatz und jede Ausserbetriebnahme einer elektronischen Kasse hat der Unternehmer seinem Betriebsstätten-Finanzamt (formlos) binnen eines Monats anzuzeigen.

Bis Ende 2022 können noch elektronische Kassen eingesetzt werden, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschafft wurden, bereits die Einzeldaten aufzeichnen, jedoch nicht mit der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können.

Wer eine offene Ladenkasse nutzt, der unterliegt keinen Vorgaben an die Kasse. Der BFH (16.12.16 – X B 41/16, Abruf-Nr. 191465) hat klargestellt, dass die Anfertigung eines „Zählprotokolls“, also einer Aufstellung über die Stückzahl der in der Kasse am Tagesende vorhandenen und dem Kassenbericht zugrunde gelegten Geldscheine und -münzen, auch weiterhin für eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nicht erforderlich ist. Bei offener Ladenkasse ist weiterhin der Kassenbericht ausreichend.

4. Haben Sie die Organisationsunterlagen zur Hand?

Bei elektronischen Registrierkassen oder eine PC-Kassen (elektronische Aufzeichnungssysteme) sind die Organisationsunterlagen bereit zu halten. Dazu zählen die Bedienungsanleitung und sämtliche Programmierprotokolle. Dies soll gewährleisten, dass ein Betriebsprüfer die Kasse bedienen und überprüfen kann.

Die Betriebsprüfer verlangen regelmässig auch nach einer sog. Verfahrensdokumentation. In Registrier- oder PC-Kassen lässt sich für Betriebsprüfer hier schnell der erste „Fallstrick“ finden. Denn als sachverständiger Dritter muss er in die Lage versetzt werden, im Wege von System- und Verfahrensprüfungen die programminterne Verarbeitung, insbesondere die Verarbeitungsfunktionen und -regeln, in angemessener Zeit nachzuvollziehen.

Möglich ist das nur, wenn dem sachverständigen Dritten Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig dargelegt werden. Produktabhängige System- oder Programmierkenntnisse können von ihm aber nicht erwartet werden (GoBD, Rz. 148). Das soll die Verfahrensdokumentation leisten.

Beim Einsatz von IT-Technologie umfasst der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nach Auffassung der Finanzverwaltung der formellen und sachlichen Richtigkeit auch das Erfordernis aussagekräftiger und vollständiger Verfahrensdokumentationen (GoBD, Rz. 34, 145).

Liegen diese Unterlagen nicht vor, so stellt das einen formellen Mangel der Kassenbuchführung dar. Die Rechtsprechung misst dem durchaus solches Gewicht zu, dass dies – jedenfalls neben anderen Mängeln –rechtfertigen kann, die Kassenbuchführung zu verwerfen und eine Schätzung darauf zu stützen.

5. Belegausgabe (Kassenbon)

Ab 2020 gilt eine Belegausgabepflicht (Bonpflicht) für alle, die elektronische Kassen einsetzen. Wer eine offene Ladenkasse einsetzt, muss keinen Kassenbon ausgeben.

Überdies ist geregelt, wie der Kassenbon beschaffen sein muss, also welchen Inhalt er haben muss:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  2. das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
  3. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  4. die Transaktionsnummer,
  5. das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und
  6. die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls.

Der Kassenbon kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden. Der Unternehmer kann also den Kassenbon elektronisch ausgeben (“E-Bon“), wenn der Kunde zustimmt.

Die Zustimmung bedarf keiner Form. So ist es nicht zu beanstanden, wenn ein Unternehmer Kassenbons im Grundsatz elektronisch ausgibt – etwa durch Einblenden eines QR-Codes am Kassenterminal – und den Kunden allenfalls fragt, ob er einen Papierbeleg möchte und, wenn ja, diesen ausdruckt.

Große Handelsketten machen es bereits vor, dass es ohne Papierbeleg geht: Rewe ermöglicht die digitale Belegausgabe über das Bonusprogramm Payback, bei Real und Edeka kommt der Bon auf Wunsch über die Deutschlandcard. Auch für kleine und mittlere Unternehmen gibt es Lösungen. Aktuell arbeiten mehrere Startups an Smartphone-Apps zur Digitalisierung der Belege.

Die technische Umsetzung erfolgt über das Kassensystem. Nutzer müssen an der Kasse nur einen QR-Code auf ihrem Handy scannen lassen. Die Apps sind meist kostenlos. Das Problem: Derzeit setzt jede Anwendung auf eine eigene App, was bei den Anwendern nicht auf Gegenliebe stösst. Das ist aber nur dann relevant, wenn der Kunde, den E-Bon auch verwenden, also entgegennehmen will.

In den Medien ist zu lesen, es gäbe zwischen Papierbeleg und E-Bon einen wichtigen Unterschied: Einen Ausdruck kann der Kunde anonym mitnehmen, einen digitalen Beleg erhalte er nur, wenn er sich zu erkennen gibt – etwa indem er sich für eine App registriert.

Dafür gibt es im Gesetz keinen Anhaltspunkt. Es besteht nur eine Pflicht zur Belegausgabe, nicht zur Mitnahme oder Entgegennahme, auch nicht bei der elektronischen Belegausgabe.

4. Prüfungssichere Kassenführung

Die prüfungssichere Kassenführung wird dauerhaft nur gewährleistet, wenn ein Betrieb bei sich selbst Kontrollen einführt und vornimmt. Wenn die Regeln der Kassenführung nicht erkannt oder bewusst verletzt werden, führt das ab 1.1.2020 zu Bußgeldern. Das wird ergänzt durch den Ärger, die Mehrsteuern, Nachzahlungszinsen und die Abwehrkosten hervorrufen.

Deshalb ist es nötig, die rechtlichen Grundlagen der elektronischen Kassenführung aufzuzeigen und alle Mitarbeiter damit vertraut zu machen. Es muss jedem Mitarbeiter durch den Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung klar sein, welchen finanziellen Schaden er anrichtet, wenn er sich nicht an die Kassieranleitung hält.

Dazu sollte geregelt werden, dass der Arbeitgeber das wegen Fehlverhaltens des Arbeitnehmers verursachte Bußgeld von ihm als Schadensersatz zurückverlangen wird.

a) Schutz der eigenen Einnahmen

Ein fast durchgängig übersehener Aspekt ist die Sicherung der Betriebseinnahmen gegen die Manipulationen von Dritten. Ohne Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle werden die im bargeldintensiven Betrieb nötigen Sicherungsmöglichkeiten vernachlässigt.

Jede fehlende Kontrollmaßnahme kann vom Personal (Fremdgeschäftsführer, Gesellschafter-Geschäftsführer, Kassenpersonal) dazu benutzt werden, in die eigene Tasche zu wirtschaften und den Unternehmer bzw. die Gesellschafter zu schädigen.

Im Extremfall, der nach den Erfahrungen der beratenden Berufe nicht so selten ist, kommt es sogar zur Existenzgefährdung oder -vernichtung. Dann rächt sich der falsche Geiz oder der Wille, Betriebseinnahmen am Finanzamt vorbei zu leiten. Jede Methode, dem Finanzamt die Kontrolle zu erschweren, gibt auch Dritten den Spielraum, die Gelder an der Firmenkasse vorbei zu erfassen.

Untreue oder Unterschlagungen fallen dann mangels elektronischer Sicherungsmöglichkeiten nicht oder erst auf, wenn die Betriebsprüfung sie entdeckt. Dann ist es oft nicht mehr weit zur Insolvenz.

b) Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle

Zeichnen Sie die Geschäftsvorfälle einzeln auf? Ab 2020 sind alle kassenführenden Unternehmen zur Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle verpflichtet. Es gibt davon nur enge Ausnahmen.

c) Kassensturzfähigkeit

Ein wesentlicher Prüfungspunkt bei der Kassenschau ist die Kassensturzfähigkeit. Der Kassensturz dient als Maßnahme der Kassenprüfung (Außenprüfung), um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung festzustellen. Und das zu überprüfen ist eben Zweck der Kassennachschau.

Bei einer kaufmännischen Kasse muss jederzeit der Kassensturz möglich sein. Kassensturz ist die Zählung des tatsächlich vorhandenen Kassenbestandes zu einem bestimmten Zeitpunkt mit anschließendem Vergleich des buchmäßigen Kassen-Sollbestandes. Der Kassen-Istbestand und Kassen-Sollbestand müssen übereinstimmen.

Dazu wird zu einem beliebigen Punkt eine Kassenabfrage getätigt (ein X-Bon gezogen – beim X Bon handelt es sich um einen Zwischenbeleg aus der Registrierkasse, der den gerade aktuellen Kassenbestand anzeigt) und dann nachgeählt, was in der Kassenschublade an Geld ist. Die Summe des Geldes muss dem Saldo des X-Bons entsprechen.

Das kann praktisch nur gelingen, wenn allabendlich ein Kassenabschluss gemacht wird, um die täglichen Kassenfehlbestände festzustellen, zu notieren, und morgens wieder mit Null anzufangen.

Ist der Kassensturz nicht möglich, dann berechtigt das zu erheblichen Hinzuschätzungen.

5. Problemvermeidung durch elektronische Kassen?

Die Kassenführung im bargeldintensiven Betrieb muss Fehler verhindern, die ein Bußgeld auslösen können. Deshalb muss der Unternehmer seine Kassenführung so organisieren, dass jeder Geschäftsvorfall einzeln aufgezeichnet wird. Das muss aus der Verfahrensdokumentation zu ersehen sein.

Das ist nur mit elektronischer Kassenführung zu lösen. Die Fehlerquellen des § 379 Abs. 1 Nr. 3 AO im bargeldintensiven Betrieb sind nur so vermeidbar. Die Datensicherheit (Unveränderbarkeit) wird durch einen QR- Code auf den Kassenbons erhöht.

a) Beurteilungsmaßstab

Ob eine Kassenführung beanstandungssicher und damit in guter Verfassung ist, beurteilt sich nach § 158 AO. Fehlen die Einzelaufzeichnungen bzw. sind sie nicht vollständig, droht ab 1.1.2020 das Bußgeld. Das sollte ausreichen, um für präzise Kassenanweisungen und ihre lückenlose Umsetzung zu sorgen.

Die Kassenführung muss, wenn sie verifizierbar sein soll, mit der Registrierkasse (Landesamt für Steuern Niedersachsen, Merkblatt Elektronisches Aufzeichnungssystem, Stand 22.2.2019) oder einem Kassensystem erfolgen.

Nur das sichert, dass die Einzelaufzeichnungspflicht eingehalten wird und die gewollte schnelle Kassen-Nachschau in 20 Minuten durch Auslesung des digitalen Speichers möglich ist. Zudem hilft nur diese Kassenführung, etwaige Schätzungen zu verhindern, zu überprüfen und zu widerlegen.

b) Mischsysteme durch offene Ladenkassen

Mischsysteme betreffen den Einsatz einer Registrierkasse und von offenen Ladenkassen als summarische Kassenführung im bargeldintensiven Betrieb. Dadurch entstehen neue Risiken, und es werden alle Vorteile der Kassenführung mit elektronischen Registrierkassen gefährdet. Im Ergebnis führt das dazu, dass keine der beiden Kassenführungen ordnungsgemäß ist.

Bekannt ist die Einbuchung der Gesamtsumme in die Registrierkasse, weil die Geschäftsvorfälle mittels offener Ladenkasse erfasst worden. Das ist ein klarer Verstoß gegen die Einzelaufzeichnungspflicht. Für ein und denselben Geschäftsvorfall darf nur die vorhandene Registrierkasse benutzt werden.

Wegen der hohen Risiken müssen der Unternehmer und sein steuerlicher Berater unbedingt verhindern, dass die summarische Kassenführung alle Vorteile der elektronischen Kassenführung gefährdet. Sonst setzen sie die Ursache dafür, dass nicht nur ein Verstoß gegen§ 158 AO eintritt, sondern auch noch ein Bußgeld verhängt wird.

c) Zusammenfassung

Seit dem 1.1.2020 können die Finanzämter hohe Bußgelder verhängen, wenn die Kassenbuchführung Mängel aufweist. Vor allem aber kann es die Mängel leicht zum Anlass für teure Schätzung nehmen. Deshalb muss jeder Unternehmer überlegen, wie er seine (elektronische) Kassenführung so organisiert, dass das Risiko von Bußgeldern vermieden wird.

Es versteht sich von selbst, dass Bußgelder und Schätzungen für Existenzgründer und kleinere Betriebe zu einer schweren finanziellen Belastung führen. Umso wichtiger ist es, sich die Risikoquellen klar zu machen und so den Schadenseintritt durch ein einmaliges oder mehrfach verhängtes Bußgeld zu vermeiden.

Ist die Kasse, die Sie in Ihrem Betrieb einsetzen, auch die richtige Kasse für Sie? Viele Betriebe setzen elektronische Kassensysteme ein und unterwerfen sich damit freiwillig strengen Regeln. Damit steigern sie die Gefahr von Fehlern, die ein Betriebsprüfer zum Anlass nehmen kann, um die Kassenbuchführung zu verwerfen und damit eine Schätzung zu rechtfertigen.

Wenn eine elektronische Kasse für sie betriebswirtschaftlich sinnvoll ist, dann empfiehlt es sich allemal, das Geld in einer modernen elektronischen Kassenführung anzulegen als die elektronische Registrierkasse oder das Kassensystem erst nach einem Bußgeld anzuschaffen.

Rechtsanwalt und Steuerberater Nils Obenhaus

Nils Obenhaus

Rechtsanwalt

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