Betriebsprüfung
Steuerliche Außenprüfung

Betriebsprüfung oder Steuerliche Aussenprüfung

Zu den wichtigsten Aufgaben der Finanzbehörden ebenso wie der Sozialversicherungsträger gehört es, Angaben nachzuprüfen sowie steuerlich beziehungsweise sozialversicherungsrechtlich relevante Sachverhalte und Verhältnisse selbst zu ermitteln. Oftmals können die Finanzbehörden sowie die Sozialversicherungsträger nur durch eine Betriebsprüfung vor Ort feststellen, ob die steuerbedeutsamen Tatsachen mit den Angaben in Steuererklärungen, Steueranmeldungen und Lohnanmeldungen übereinstimmen. Solche steuerliche Außenprüfungen sind Inhalt der Betriebsprüfungen, die die Finanzbehörden und die Sozialversicherungsträger durchführen.

Inhaltsverzeichnis Anzeigen

Betriebsprüfungen lassen sich danach, wer die Prüfung durchführt, in folgende Gruppen unterteilen:

  • steuerliche Prüfungen durch die Finanzämter
  • Steuer-Nachschauen
  • Lohn-Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV-Bp)
  • Zollprüfung

Steuerliche Aussenprüfung oder Betriebsprüfung?

Die Finanzämter führen steuerliche Prüfung in zweierlei Art durch, nämlich einmal in steuerlichen Aussenprüfungen und in Steuer-Nachschauen.

Die steuerliche Aussenprüfung wird allgemein als Betriebsprüfung bezeichnet. Sofern Sie sich allein auf eine Steuerart bezieht, wird sie als Sonderprüfung bezeichnet (zB Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Lohnsteuer-Sonderprüfung).

Daneben hat der Gesetzgeber in jüngerer Zeit die Steuer-Nachschau als eine Möglichkeit der spontanen Kontrolle durch die Finanzämter eröffnet. Diese gibt es als Umsatzsteuer-Nachschau, als Lohnsteuer-Nachsteuer sowie als Kassen-Nachschau. Dabei handelt es sich um keine Betriebsprüfung im eigentlichen Sinne.

Bei einer Betriebsprüfung – zutreffend: steuerliche Außenprüfung – prüft das Finanzamt einen Steuerfall eingehend. Die Prüfung bezieht sich auf bestimmte Steuerarten (z. B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer) und auf bestimmte Zeiträume. Der Grundgedanke besteht darin, dass ein die steuerlichen Sachverhalte vor Ort, wenn alle Unterlagen und Daten greifbar sind, besser und umfassender aufzuklären sind als an Amtsstelle.

Der Umfang der durch die Finanzverwaltung durchzuführenden Untersuchung richtet sich dabei nach den Umständen des Einzelfalls. Das Finanzamt kann die steuerliche Aussenprüfung als allgemeine Aussenprüfung zur Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen nach § 194 Abs. 1 Satz 1 AO durchführen.

Das Finanzamt kann bei Steuerpflichtigen, die einer regelmässigen Aussenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO unterliegen gemäss § 203 AO eine abgekürzte Aussenprüfung durchführen, die sich inhaltlich auf die wesentlichen Besteuerungsgrundlagen zu beschränken hat. Es handelt sich also um eine punktuelle Prüfung.

Weitere steuerliche Außenprüfungen

Neben der “allgemeinen Aussenprüfung” sehen insbesondere die Einzelsteuergesetze weitere besondere Aussenprüfung vor, die sich auf einzelne Steuerarten beschränken.

  • Umsatzsteuer-Sonderprüfung
  • Lohnsteuer-Aussenprüfung
  • Kapitalertragsteuerprüfung
  • Quellensteuer-Aussenprüfung
  • Versicherungssteuer-Aussenprüfung
  • Feuerschutzsteuer-Aussenprüfung
  • Besondere Aussenprüfungen bei Steuern auf Rennwetten und Lotterien

Eine steuerliche Betriebsprüfung ist häufiger Ausgangspunkt eines Steuerstreits. Lange Zeit liefen Betriebsprüfungen weitgehend konsensual ab und Betriebsprüfer und Steuerberater haben die Unklarheiten in gutem Einvernehmen beseitigt. Doch inzwischen laufen viele Betriebsprüfungen so ab, dass der Betriebsprüfer nicht mehr auf eine einvernehmliche Lösung aus ist, sondern vielmehr erdrückende Mehrergebnisse in den Raum stellt.

Daher ist es im Rahmen von Betriebsprüfungen aus strategisch-taktischen Erwägungen auch für Steuerberater oftmals ratsam, bei erkennbaren Konfliktsituationen den Rat eines Spezialisten für Steuerstreit schon frühzeitig ergänzend einzubeziehen.

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I. Routineprüfung oder Anlassprüfung

Auch wenn die Finanzämter diese Begriffe ablehnen, so lassen sich Betriebsprüfung doch ganz grob in zwei Kategorien unterscheiden: in Routineprüfungen einerseits und in Anlassprüfungen andererseits.

Die Finanzämter führen Betriebsprüfungspläne, in die sie die für jedes Jahr zur Prüfung anstehenden Betriebe eintragen. Während Grossbetriebe der lückenlosen Prüfung unterliegen, erfolgt die Auswahl bei Kleinstbetrieben, Kleinbetrieben und bei Mittelbetrieben grundsätzlich nach dem Zufallsprinzip: So wird der eine für lange Jahre nicht geprüft, der andere aber in dichter Abfolge. Nun gerichtlich ist entscheiden, dass keiner einen Anspruch auf Prüfungsverschonung hat. Wenn es der Zufall so will…

Aber nicht stets steckt Zufall hinter einer steuerlichen Aussenprüfung. Oftmals ist es ein sog. Prüfungsanlass. Dann spricht man von einer Anlassprüfung.

Neben dem einen Prüfungsanlass sind es heute aber vor allem bestimmte Risikoparameter, die die zufällige Auswahl nicht mehr so ganz zufällig machen: Die Finanzverwaltung lässt alle Steuerfälle von einem Risikomanagement-System prüfen. Dabei stellt die Finanzverwaltung beispielsweise auf folgende Risikoparameter ab:

  • Auslandsbeziehungen
  • Ungeklärte Vermögenszuwächse / Einlagen / Entnahmen
  • Realisierung stiller Reserven durch Umstrukturierung beziehungsweise Betriebsaufgabe
  • Kontrollmaterial
  • Auffällige Umsatz- / Gewinnschwankungen
  • Rechtsgeschäfte mit nahestehenden Personen
  • Wesentliche Abweichungen vom Richtsatz
  • Hoher Anteil an Bargeldgeschäften
  • Grundstückssachverhalte
  • Gesellschafterwechsel / Geschäftsführerwechsel
  • Auffällige Betriebsausgaben
  • Anträge auf verbindliche Auskunft
  • Anzahl der ungeprüften Veranlagungszeiträume
  • Steuerliches Fehlverhalten mit strafrechtlichem Hintergrund in der Vergangenheit
  • Abgabeverhalten / Zahlungsverhalten
  • Häufige Beanstandungen
  • Branchenzugehörigkeit

II. Einleitung der Betriebsprüfung durch Prüfungsanordnung

Am Beginn einer jeden Aussenprüfung steht eine Prüfungsanordnung (teils auch Prüfungsverfügung genannt).

1. Was regelt die Prüfungsanordnung?

In der Prüfungsanordnung legt das Finanzamt folgendes fest

  • bei soll wem eine steuerliche Aussenprüfung stattfinden (Inhaltsadressat);
  • in welcher Art und Weise soll die Aussenprüfung stattfinden (allgemeine Aussenprüfung, abgekürzte Aussenprüfung, Sonderprüfung);
  • welche Steuerarten umfasst die Aussenprüfung;
  • welche Zeiträume / Veranlagungsjahre umfasst die Aussenprüfung (Prüfungszeitraum);
  • wann soll die Aussenprüfung beginnen (Prüfungszeit);
  • wo soll die Aussenprüfung stattfinden (Prüfungsort).´

a) Inhaltsadressat

Eine Aussenprüfung kann jeden Steuerpflichtigen treffen. Ohne weitere Voraussetzungen ist sie bei denjenigen Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften (Gewerbetreibende, Freiberufler, land- und Forstwirte) zulässig. Daher die umgangssprachliche Bezeichnung als Betriebsprüfung.

Bei allen anderen Steuerpflichtigen ist sie grundsätzlich nur zulässig, wenn ein Anlass zur eingehenden Prüfung besteht. Dies ist neuerdings jedoch entbehrlich bei Steuerpflichtigen mit hohen Überschusseinkünften. Die Grenze liegt bei 500 000 Euro (also alle Einkommensmillionäre – jedoch in DM gerechnet), wobei verlustbringende Einkunftsarten nicht berücksichtigt werden.

b) Art und Weise

In der Prüfungsanordnung legt das Finanzamt fest, ob es die Prüfung als allgemeine Aussenprüfung, als abgekürzte Aussenprüfung oder als Sonderprüfung durchführen will.

c) Steuerarten

Die Prüfungsanordnung legt fest, auf welche Steuerarten sich die Betriebsprüfung bezieht, also zB Einkommensteuer, gesonderte und einheitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer.

Es muss sich dabei um eine Steuerart handelt, die für den Adressaten der Prüfungsanordnung relevant ist. Andernfalls ist die Prüfungsanordnung rechtswidrig.

d) Prüfungszeitraum

Bei anderen Betrieben als Grossbetrieben oder Konzernbetrieben soll der Prüfungszeitraum in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen (§ 4 III S. 1 BpO 2000). Der Prüfungszeitraum kann insbesondere dann drei Besteuerungszeiträume übersteigen, wenn mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder wenn der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit besteht.

Dies hat das Finanzamt aber in einer Begründung darzulegen. Tut es das nicht, dann liegt ein Begründungsausfall vor, der einen Ermessensfehler indiziert und so die Rechtswidrigkeit der Prüfungsanordnung nach sich zieht.

e) Prüfungszeit

Die Prüfungsanordnung legt fest, wann die Prüfung beginnt. Im Übrigen legt § 200 Abs. 3 S. 1 AO fest, dass die Aussenprüfung während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit stattfindet. Übliche Geschäftszeiten sind die Zeiten, zu denen Betriebe dieser Branche am gleichen Ort für gewöhnlich geöffnet haben. In einem Nachtclub wird daher die Prüfung zur Nachtzeit durchzuführen sein.

f) Prüfungsort

Der gesetzliche Grundsatz ist: Die Betriebsprüfung wird im Unternehmen selbst durchgeführt. Dem Finanzamt steht bei der Auswahl des Prüfungsortes kein Ermessensspielraum zu, soweit ein geeigneter Geschäftsraum vorhanden ist. Ist dies für Sie sinnvoll, weil sich die einschlägigen Unterlagen hier befinden, sollten Sie es dabei belassen.

Über einen Antrag des Steuerpflichtigen, die Prüfung an einem anderen Ort durchzuführen, hat es jedoch nach pflichtgemässen Ermessen zu entscheiden. Hauptanwendungsfall ist es, dass das Büro des Steuerberaters den Prüfungsort bilden soll, wenn sich die Unterlagen beim Steuerberater befinden und dieser zustimmt.

Oftmals entscheidet sich das Finanzamt aber auch für eine Vorlageprüfung, für die der Steuerpflichtige die angeforderten Unterlagen und Daten an das Finanzamt zu senden hat. Dies stellt nach dem Gesetz eine Ausnahme dar und ist daher vom Finanzamt zu begründen, weshalb es diesen Prüfungsort wählt. Diese Begründung fehlt oftmals, was die Anordnung der Vorlageprüfung rechtswidrig macht.

2. Abwehr der Betriebsprüfung

Die Prüfungsanordnung ist eine Ermessensentscheidung des Finanzamtes, und zwar in zweierlei Hinsicht: Zunächst das Entschliessungsermessen, überhaupt eine Betriebsprüfung durchzuführen. Und dann das Auswahlermessen hinsichtlich Prüfungszeitraum und Steuerarten, Prüfungsort und Prüfungszeit. Dieses Ermessen muss das Finanzamt sachgerecht ausüben.

Die Finanzverwaltung hat mit der Betriebsprüfungsordnung (BpO 200) eine Verwaltungsvorschrift erlassen, in der sie Grundsätze aufgestellt hat. Soweit das Finanzamt sich daran hält, ist von sachgerechtem Ermessen auszugehen. Ein Abweichen hiervon bedarf aber einer Begründung. Fehlt es daran, ist die Prüfungsanordnung rechtswidrig.

Die Prüfungsanordnung kann mit dem Einspruch angefochten werden. Dies ist sinnvoll, wenn die Prüfungsanordnung unrichtig oder unvollständig ist. Daher ist die Prüfungsanordnung eingehend darauf zu prüfen, ob die oben genannten Inhalte zutreffend bezeichnet sind.

Ist lediglich der Zeitpunkt der Prüfung schlecht gewählt, z. B. weil ein Ansprechpartner gerade ortsabwesend sein wird, so ist zu beantragen, um den Termin zu verlegen.

Anders verhält es sich mit dem Prüfungsort. Diesem wurde lange keine Bedeutung beigemessen. Dies hat sich durch den Datenschutz geändert. Der Steuerpflichtige braucht nicht zu dulden, dass seine Unterlagen und vor allem Daten an einen anderen Ort als den Prüfungsort gelangen.

Oftmals wird gegen die Anfechtung der Prüfungsanordnung mit dem Einspruch eingewandt, das bringe eh nichts, dann könne das Finanzamt ja gleich eine neue, richtige Prüfungsanordnung erlassen. Nun, ebenso gut liesse sich argumentieren, nichts gegen eine Krankheit tun, nur, weil man ja doch eine andere Krankheit kriegen könnte. Überzeugt Sie das?

Die neue, richtige Prüfungsanordnung wird stets anders ausfallen als die unrechtmässige, regelmässig günstiger für den Steuerpflichtigen, weil weniger Jahre geprüft werden, der Prüfungsort ein anderer ist. Wenn es um einen längeren Prüfungszeitraum von drei Jahren geht, hat sich das Finanzamt zu erklären, weshalb mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist oder, dass der Verdacht einer Steuerstraftat oder einer Steuerordnungswidrigkeit besteht. Diese für den Steuerpflichtigen bedeutsamen Informationen erhält er aber nur, wenn er gegen die Prüfungsanordnung vorgeht.

Zudem ist zu beobachten, dass die Betriebsprüfung in solchen Fällen von Anbeginn disziplinierter vonstatten geht.

III. Die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung


Die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Dem Prüfer sollten nur steuerlich bedeutsame Unterlagen vorgelegt werden

Eine Betriebsprüfung ist vorzubereiten. Die Vorbereitungen haben spätestens dann zu beginnen, wenn eine Prüfungsanordnung ergangen ist. Ratsam ist aber die rechtzeitige Vorbereitung schon lange, bevor eine Betriebsprüfung ansteht. Dabei sind vor allem Unterlagen und Daten so zu sortieren, dass dem Prüfer nur steuerlich bedeutsame Unterlagen vorgelegt zu werden brauchen. Je weniger er sehen muss, umso besser. Wer weiss, welche Rückfragen auch unbedeutendes hervorrufen kann.

1. Vollständigkeit der Unterlagen

Vorbereitend ist zu kontrollieren, ob die vorzulegenden Aufzeichnungen vollständig sind. Auch sind, sofern nicht geschehen, die Voraussetzungen zu schaffen, um dem Betriebsprüfer die Daten elektronisch im vorgeschriebenen GDPdU-(Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Format aushändigen zu können.

2. Aussondern von nicht steuerrelevanten Daten

Nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) müssen die Unternehmen Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse usw. sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen geordnet aufbewahren.

Das Gleiche gilt für die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, für die Wiedergaben der versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe, für Buchungsbelege, für bestimmte Zollunterlagen und für alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben (sog. steuerrelevante Daten).

Daher sind spätestens in Vorbereitung einer Betriebsprüfung die nicht steuerrelevanten Daten von denen, die steuerbedeutsam sind, zu trennen. Dies bezweckt, dass dem Prüfer nur steuerlich bedeutsame Unterlagen vorgelegt zu werden brauchen. Je weniger er sehen muss, umso besser. Auch vermeintlich Unbedeutendes kann unheilvolle Rückfragen hervorrufen.

Zunächst entscheidet der Steuerpflichtige, welche Daten seines Unternehmens er für steuerrelevant hält. Es liegt auf der Hand, dass er dabei häufig eine engere Auffassung vertreten wird als das Finanzamt. Dabei wird es nicht selten zu Meinungsverschiedenheiten kommen, die erst von den Steuergerichten geklärt werden können. Ein Recht des Betriebsprüfers, sämtliche betrieblichen Daten daraufhin zu überprüfen, ob sie steuerrelevant sind, besteht jedenfalls nicht.

3. Aufbereiten der steuerrelevanten Daten

In Vorbereitung der Prüfung ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen und Aufzeichnungen über steuerbedeutsame Vorgänge und Sachverhalte vollständig und geordnet zur Verfügung stehen.

Auch sind, sofern nicht geschehen, die Voraussetzungen zu schaffen, um dem Betriebsprüfer die Daten elektronisch im vorgeschriebenen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) -Format aushändigen zu können.

Erstellen Unternehmen die steuerlich relevanten Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems, haben die Finanzbehörden seit dem 1.1.2002 die Möglichkeit, die mit DV-System erstellte Buchführung der Unternehmen nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” mittels Datenzugriff prüfen.

Um diesen sog. Datenzugriff zu ermöglichen, müssen die betroffenen Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden können (§ 147 Abs. 6 AO).

4. Simulation der steuerlichen Außenprüfung und Verprobungen

In der weiteren Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung können solche Analysen, die ein Betriebsprüfer in der Regel vornehmen wird, einmal vorweg durchzuführen, um etwaige Schwachpunkte aufzudecken. Es ist also die Durchführung der Betriebsprüfung quasi vorwegzunehmen, um etwaige Unzulänglichkeiten im Vorfeld zu erkennen.

Ein GDPdU-Check liefert Ihnen eine aussagekräftige und objektive Bewertung Ihrer durchgeführten GDPdU-Maßnahmen, um im Bereich der digitalen Betriebsprüfung erfolgreich zu agieren. Dank unserer umfassenden Analysen und klaren Handlungsempfehlungen können Sie Ihre GDPdU-Strategie gezielter ausrichten, eventuelle Schwachstellen in den Prozessen und IT-Systemen effizienter beheben und Risiken reduzieren. So sind Sie auf Ihre zukünftige digitale Betriebsprüfung bestens vorbereitet.

Im Rahmen des Checks ist ein Funktionstest zu machen: Kann Ihr Unternehmen die steuerrelevanten Daten bereitstellen?

Unter Berücksichtigung der bei Ihnen eingesetzten IT-Systeme und der allgemeinen technischen Möglichkeiten wird von unseren Experten beurteilt, wie Ihr Unternehmen die geforderten Zugriffsarten bereitstellen kann. Durch diese Prüfung wird sichergestellt, dass die technischen Voraussetzungen auch für einen Datenexport erfüllt sind. Ihr Unternehmen verhält sich dadurch regelgerecht und kann adäquat auf die Betriebsprüfung reagieren.

Es ist ein Vollständigkeitstest durchzuführen: Kann Ihr Unternehmen die steuerrelevanten Daten vollständig liefern?

Die exportierten Daten werden von unseren Experten auf Vollständigkeit geprüft. Dabei wird eine Datenanalysesoftware verwendet, wie sie auch bei der Finanzverwaltung in der digitalen Betriebsprüfung zur Anwendung kommt. Hierdurch werden langwierige Rückfragen und technische Schwierigkeiten vermieden und der Ablauf der Betriebsprüfung beschleunigt.

Es ist eine Datenanalyse vorzunehmen: Was kann der Betriebsprüfer aus den Ihren Daten herauslesen?

In enger Zusammenarbeit mit Ihrem Unternehmen werden steuerliche Standardauswertungen und themenübergreifende Auswertungen vorgenommen. Die umfassende Datenanalyse unserer Spezialisten erleichtert es Ihnen, die Konsequenzen der Betriebsprüfung einzuschätzen und unerwartete Ergebnisse der Betriebsprüfung zu vermeiden.

5. Instruieren von Mitarbeitern

Bevor eine Aussenprüfung beginnt, sollten alle einschlägigen Mitarbeiter über die bevorstehende Prüfung des Betriebs dahingehend informiert werden, dass nur genau bezeichnete Personen im Hinblick auf die Aussenprüfung zur Auskunft berechtigt und verpflichtet sind.

Im Übrigen empfiehlt sich in geeigneten Fällen die unmittelbare Befragung dadurch legal zu verhindern, dass man zu Beginn der Aussenprüfung das sog. schriftliche Verfahren vereinbart.

IV. Die Wirkung der Betriebsprüfung

Sobald das Finanzamt eine Prüfungsanordnung erlässt, ist es grundsätzlich zu spät, um Steuerverfehlungen ohne strafrechtliche Sanktionen aufzudecken (Selbstanzeige). Stand dafür ehedem die Zeitspanne zwischen dem Eintreffen der Prüfungsanordnung und dem Erscheinen des Prüfers zur Verfügung, so ist seit dem 3.5.2011 der Zugang der Prüfungsanordnung beim Steuerpflichtigen massgeblich. Umso wichtiger ist es, der Prüfungsanordnung besondere Aufmerksamkeit zu widmen, wenn Berichtigungsbedarf besteht.

Die Anordnung der Aussenprüfung begründet daneben für den Steuerpflichtigen die Pflicht, die Aussenprüfung zu dulden und an ihr mitzuwirken, vor allem, indem er Auskünfte erteilt, Daten liefert und Unterlagen vorlegt.

V. Die Durchführung der Betriebsprüfung

Auch während der Betriebsprüfung ist es ratsam, sich fachkundig begleiten zu lassen. Zum einen gilt dies für Rückfragen, die während der Prüfung aufkommen. Zum anderen sollten sie darauf achtgeben, dass der Betriebsprüfer nicht unnötigen Small Talk mit Beschäftigten hält.

Ebenso kann auch auf kritische Momente reagiert werden, wenn etwa der Betriebsprüfer Verdachtsmomente für Unregelmässigkeiten äussert. Sind Sachverhalte auch am Ende der Prüfung nicht vollständig aufzuklären, ist eine Verständigung über Tatsachen anzustreben.

1. Beginn der steuerlichen Aussenprüfung

Der Betriebsprüfer hat sich bei Erscheinen unverzüglich auszuweisen. Der Beginn der Außenprüfung ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen.

2. Eröffnungsgespräch

Im Eröffnungsgespräch soll der Prüfer eröffnen, was er prüfen wird.

Nach § 7 der Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) ist die Aussenprüfung auf das Wesentliche abzustellen und ihre Dauer auf das notwendige Mass zu beschränken. Die Prüfung soll sich in erster Linie auf solche Sachverhalte erstrecken, die zu endgültigen Steuerausfällen oder Steuererstattungen oder -vergütungen oder zu nicht unbedeutenden Gewinnverlagerungen führen können.

Demgemäss sind Prüfungsschwerpunkte festzulegen. Diese legt der Betriebsprüfer vor Beginn der Betriebsprüfung festlegt. Diese Prüfungsschwerpunkte legen die obersten Finanzbehörden Jahr für Jahr allgemein fest, sie hängen aber auch von den Besonderheiten des jeweiligen Betriebes ab.

Nach den Erfahrungen der Prüfungspraxis kommen im Allgemeinen folgende Prüfungsschwerpunkte in Betracht:

  • Ordnungsmässigkeit der Buchführung,
  • Rückstellungen und Wertberichtigungen,
  • Bewertung der Vorräte,
  • Vollständigkeit der Betriebseinnahmen (insbes. bei Branchen mit hohen Bargeld-Einnahmen),
  • ungeklärte Vermögenszuwächse,
  • Schmiergeldzahlungen,
  • Abgrenzung Betriebsvermögen/Privatvermögen,
  • Abgrenzung Betriebseinnahmen/Einlagen,
  • Abgrenzung Betriebsausgaben/Entnahmen (z. B. Privatnutzung von Pkw und Telefon),
  • Verträge zwischen nahe stehenden Personen (insbesondere Angehörigen),
  • Auslandsbeziehungen (insbes. Verrechnungspreise, vgl. § 90 Abs. 3 AO),
  • Investitionszulagen und Sonderabschreibungen,
  • Gesellschaftsverhältnisse (z. B. Änderung der Beteiligungsverhältnisse, Wechsel der Unternehmensform, Betriebsaufspaltung, Verträge mit Gesellschaftern),
  • Betriebserwerb, Betriebsumwandlung, Betriebsverpachtung, Betriebsaufgabe oder Betriebsveräusserung,
  • Anpassung der Firmen-Steuerbilanz an die letzte Betriebsprüfer-Steuerbilanz,
  • Grundstücksankäufe und -verkäufe,
  • Nutzungsänderungen bei Grundstücken,
  • Finanzanlagen, Beteiligungen und Wertpapiere,
  • Prüfung bedeutender nichtbetrieblicher Einkünfte (z. B. Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen),
  • besondere umsatzsteuerliche Sachverhalte wie z. B. Differenzen zwischen vorangemeldeten und erklärten Umsätzen, Vorsteuerabzug, Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG, Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, innergemeinschaftlicher Erwerb.

Der Steuerpflichtige erhält Gelegenheit, seinen Betrieb vorzustellen. Erfahrungsgemäss machen davon nur wenige Unternehmer Gebrauch. Sie lassen sich dabei aber die Chance entgehen, auf betriebliche Besonderheiten hinzuweisen.

Betriebliche Besonderheiten ist weiter zu fassen als es für die meisten Unternehmer zunächst den Anschein macht. Es geht darum, dem Prüfer darzulegen, dass der Betrieb im Prüfungszeitraum nicht so aussah wie heute, dass er sich während des Prüfungszeitraumes geändert hat, man zu der Zeit umstrukturiert hat. Es kann sein, dass ein Unternehmer darauf hinweist, dass ein Mitarbeiter ihn beklaut hat und dazu eine Strafanzeige vorlegen. Betriebliche Besonderheit können besondere Zubereitungen der Ware sein (mehr Materialeinsatz), Saisonschwankungen und dergleichen.

3. Betriebsbegehung

Im Anschluss an das Eröffnungsgespräch kann eine Betriebsbegehung erfolgen. Auch hierbei hat der Steuerpflichtige die Möglichkeit, noch einmal auf betriebliche Besonderheiten hinzuweisen. Vor allem aber kann eine solche Betriebsbegehung dafür sorgen, dass der Betriebsprüfer sich nicht einen Betrieb von ganz anderem Zuschnitt vorstellt und entsprechende Massstäbe anlegt.

4. Datenzugriff

Nach dem Eröffnungsgespräch und vor den ersten Prüfungshandlungen erfolgt der Datenzugriff: Der Betriebsprüfer lässt sich die von ihm angeforderten Daten – sei es elektronisch oder in Papierform – aushändigen. Die Anordnung des Datenzugriffs ist ein eigenständiger Verwaltungsakt. Oftmals wird diese schon mit der Prüfungsanordnung verbunden.

Sowohl im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (Betriebsprüfung) als auch im Rahmen einer Nachschau (Umsatzsteuer-Nachschau, Kassen-Nachschau, Lohnsteuer-Nachschau) kann das Finanzamt auf die elektronischen Buchhaltungsdaten Ihres Unternehmens zurückgreifen und diese mit Hilfe von geeigneter Software intensiv und effizient analysieren.

Die Finanzverwaltung hat dabei weitgehende Zugriffsrechte auf Ihre Unternehmensdaten. Neben dem direkten Zugriff (Z1) und dem indirekten Zugriff (Z2) über das EDV-System des Steuerpflichtigen können die Finanzbehörden auch die Herausgabe aller steuerlich relevanten Daten (Z3) auf einem Datenträger fordern.

Detailliert geregelt sind die Befugnisse der Finanzverwaltung in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), einer Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2001.

Können die von der Betriebsprüfung angeforderten Daten nicht in angemessener Zeit von Ihnen zur Verfügung gestellt werden oder werden die Buchhaltungsdaten ohne vorherige Genehmigung auf einem Server außerhalb Deutschlands gehostet, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld von bis zu Euro 250.000 festsetzen.

Inzwischen machen die Finanzämter von der Möglichkeit des Datenzugriffs in der überwiegenden Mehrheit der Betriebsprüfungen Gebrauch, Tendenz steigend. Wegweisend bei der digitalen Steuerprüfung ist die Schleswig-Holsteinische Finanzverwaltung. Damit wird es für Unternehmen immer wichtiger, sich rechtzeitig auf die Anforderungen der digitalen Betriebsprüfung vorzubereiten.

Unsere fachanwaltliche Expertise und Erfahrung ermöglicht Ihrem Unternehmen eine optimale Vorbereitung und Begleitung bei allen Belangen der digitalen Betriebsprüfung. Wir verfügen über Kompetenzen und Kapazitäten, um Ihrem Unternehmen die Betriebsprüfung wesentlich zu erleichtern und den Compliance Anforderungen gerecht zu werden.

Bei vorgelegten Unterlagen in Papierform ist darauf zu achten, dass der Prüfer diese nicht vom Prüfungsort mitnimmt. Eine Mitnahme ist dem Prüfer strikt zu untersagen, wenn nicht die Anordnung des Datenzugriffs die Vorlage von Unterlagen an Amtsstelle vorsieht.

Auch bei den elektronischen Daten ist zu achten, dass diese allein am Prüfungsort verwendet werden. Spielt der Betriebsprüfer die ihm überlassenen Daten auf dem Prüfer-Notebook ein, so soll er den ihm überlassenen Datenträger zurückgeben. Verlässt der Betriebsprüfer den Prüfungsort und nimmt dabei das Prüfer-Notebook mit, so kann von ihm die Löschung der Daten verlangt werden, wenn nicht die Anordnung des Datenzugriffs die Datenverarbeitung ausserhalb des Prüfungsortes ausdrücklich erlaubt.

5. Prüfungshandlungen

Nachdem der Betriebsprüfer die für die Prüfung erforderlichen Daten und Unteralgen erhalten hat, nimmt er die Prüfungshandlungen vor. Grundsätzlich steht es ihm frei, wo er diese Prüfungshandlungen vornimmt. Schranken findet diese Freiheit aber in den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. So darf der Betriebsprüfer Daten des Steuerpflichtigen nur dort verarbeiten, wo ihm das die Prüfungsanordnung erlaubt – und das ist der Prüfungsort.

6. Unterrichtung und Gelegenheit zur Stellungnahme

Nach § 199 Abs. 2 AO ist der Steuerpflichtige schon während der Außenprüfung und nicht erst in der Schlussbesprechung über die „festgestellten Sachverhalte“ und die „möglichen steuerlichen Auswirkungen“ zu unterrichten. Diese Unterrichtungspflicht ist Ausdruck eines kooperativen Besteuerungsverfahrens sowie eines offenen Verfahrens.

Die Unterrichtung nehmen die Betriebsprüfer typischerweise dadurch vor, dass sie dem Steuerpflichtigen ihre Feststellungen oder Fragen in sog. Prüfungsvermerken oder als Prüfungsfeststellungen übersenden und Gelegenheit zur Stellungnahme beziehungsweise zum Beantworten geben.

Was aber regelmässig unterbleibt, ist die Vorlage von Dateien, mit denen der Betriebsprüfer arbeitet. Anders als bei herkömmlichen Kalkulationen in Papierform, wahrt bei elektronischen Kalkulationen unter immensem Dateneinsatz allein eine Überlassung der Unterlagen in elektronischer Form den Zweck des § 199 Abs. 2 AO, den Steuerpflichtigen vor Überraschungen und Überrumpelungen zu schützen und ihm die Grundlage fundierter Gegenausführungen an die Hand zu geben.

Denn sind Kalkulations- bzw. Verprobungsmethoden wie der Zeitreihenvergleich oder die Quantilsschätzung nur noch computergestützt anwendbar, verlangt ein faires Verfahren seine computergestützte Überprüfung durch die Überlassung eines für den Steuerpflichtigen lesbaren und verständlichen Formats. Entsprechende Anträge auf Überlassung der Dateien lehnen die Betriebsprüfer zumeist ab. Dennoch hat der Steuerpflichtige in vielen Fällen einen Anspruch auf die Überlassung dieser Dateien.

Zieht der Außenprüfer bestimmte Schlüsse aus den von ihm erstellten Daten, die in einer elektronischen Datei gebündelt gespeichert sind, hat er diese Datei dem Steuerpflichtigen gemäß § 199 Abs. 2 AO zur Verfügung zu stellen und zu erläutern, weil hierin „festgestellte Sachverhalte“ bzw. „mögliche steuerliche Auswirkungen“ enthalten sind.

7. Dauer und Erweiterung der Betriebsprüfung

Den Beginn der Betriebsprüfung legt grundsätzlich die Prüfungsanordnung fest. Im Einzelfall beginnt sie unmittelbar mit Erscheinen des Betriebsprüfers am Prüfungsort.

Das Gesetz legt nicht fest, wie lange eine Betriebsprüfung dauern darf. Für eine Betriebsprüfung gibt es keine zeitliche Grenze.

Beabsichtigt das Finanzamt, den Umfang einer Außenprüfung nachträglich zu erweitern, hat es eine ergänzende Prüfungsanordnung zu erlassen.

8. Abbruch der Betriebsprüfung

Sollte der Betriebsprüfer die Aussenprüfung plötzlich abbrechen oder ihr auffällig lange fernbleiben, so kann das darauf hindeuten, dass der Betriebsprüfer einen strafrechtlichen Verdacht hegt. Sobald sich für den Betriebsprüfer tatsächliche Anhaltspunkte für eine Steuerstraftat ergeben, so hat er die Betriebsprüfung zu unterbrechen.

Richtet sich der Verdacht gegen den Steuerpflichtigen, dürfen hinsichtlich des Sachverhalts, auf den sich der Verdacht bezieht, die Prüfungshandlungen (§ 194 AO) bei ihm erst fortgesetzt werden, wenn ihm die Einleitung des Strafverfahrens mitgeteilt worden ist.

9. Schlussbesprechung

Festgelegt ist allein, dass im Regelfall eine Schlussbesprechung stattfindet. Nur in Ausnahmefällen sieht das Gesetz von einer Schlussbesprechung ab. In der Praxis kommt es gar vor, dass auf eine anberaumte Schlussbesprechung hin die Prüfung noch fortgeführt wird, weil noch klärungsbedürftige Aspekte zu Tage getreten sind.

Findet eine Schlussbesprechung statt, so sind die Besprechungspunkte und der Termin der Schlussbesprechung dem Steuerpflichtigen angemessene Zeit vor der Besprechung bekannt-zugeben.

Der Steuerpflichtige kann auf die Schlussbesprechung verzichten.

Führt das Finanzamt die Schlussbesprechung einfach nicht durch, so hat der Steuerpflichtige keinen einklagbaren Anspruch auf eine Durchführung beziehungsweise Nachholung der Schlussbesprechung. Die Schlussbesprechung dient allein dazu, dem Steuerpflichtigen rechtliches Gehör zu verschaffen. Wird ihm dieses Recht abgeschnitten, so kann das die Rechtswidrigkeit der Steuerbescheide, die aufgrund der Betriebsprüfung ergehen, zur Folge haben.

Das ist aber nicht der Fall, wenn dem Steuerpflichtigen mit dem Prüfungsbericht Gelegenheit gegeben wird, dazu Stellung zu nehmen und in den Bescheiden zum Ausdruck kommt, dass das Finanzamt diese Stellungnahme berücksichtigt hat.

9. Prüfungsbericht

Ganz am Schluss der Prüfung steht der Prüfungsbericht. Dieser hält die Ergebnisse der steuerlichen Aussenprüfung fest. Wenn zu einem Sachverhalt mit einem Rechtsbehelf oder mit einem Antrag auf verbindliche Zusage zu rechnen ist, soll der Sachverhalt umfassend im Prüfungsbericht dargestellt werden.

Einen Prüfungsbericht braucht es allein dann nicht, wenn sich keine Änderungen ergeben. Dann hat das Finanzamt das aber schriftlich zu bestätigen.

10. Umsetzung in Änderungsbescheiden

Die Ergebnisse des Prüfungsberichts setzt das Finanzamt sodann in steuerlichen Änderungsbescheiden, manchmal auch in Erstbescheiden, um. Erst hiermit, wenn nicht durch Mitteilung über eine ergebnislose Prüfung, findet die Betriebsprüfung ihren Abschluss.

Hält man die Ergebnisse der Aussenprüfung für falsch, so muss man sich gegen diese Bescheide zur Wehr setzen, regelmässig mit dem Einspruch.

Nach Ablauf der Einspruchsfrist sind diese Steuerbescheide nur noch dann abänderbar, wenn sich im Nachhinein Tatsachen herausstellen, die bei der Prüfung nicht entdeckt wurden.

VI. Was darf der Betriebsprüfer?


Was darf der Betriebsprüfer?

Wozu genau ein Betriebsprüfer befugt ist.

  • Darf der Betriebsprüfer meine Geschäftsräume und Büros betreten? Ja. Der Betriebsprüfer ist befugt, Grundstücke und Betriebsräume zu betreten und zu besichtigen. Bei der Betriebsbesichtigung soll der Betriebsinhaber oder sein Beauftragter hinzugezogen werden. Das Betretungsrecht schließt das Recht zu einer Betriebsbesichtigung ein, nicht jedoch zu einer Durchsuchung der Betriebsräume nach nicht offen sichtbaren Einrichtungen, versteckten Unterlagen oder dergleichen.
  • Darf der Betriebsprüfer meine Wohnräume betreten? Nein.
    • Wohnbüro / Werkwohnung: Ja.
    • häusliches Arbeitszimmer: Ja, aber nur vorheriger Abstimmung.
  • Kann der Betriebsprüfer einen Arbeitsplatz verlangen? Ja. Dem Betriebsprüfer sind ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Raum oder Arbeitsplatz sowie die erforderlichen Hilfsmittel unentgeltlich zur Verfügung zu stellen.
  • Darf ein Betriebsprüfer Mitarbeiter befragen? Andere Betriebsangehörige darf der Betriebsprüfer erst dann um Auskunft ersucht werden, wenn der Steuerpflichtige oder die von ihm benannten Personen entweder nicht in der Lage sind, die erforderlichen Auskünfte zu geben, oder wenn diese Auskünfte keinen Erfolg versprechen. Der Betriebsprüfer kann sie aber nicht zwingen, zu antworten. Daher sollten Sie Ihre Mitarbeiter vor Beginn der Betriebsprüfung instruieren, keinen Small Talk mit dem Betriebsprüfer zu führen. Das hat schon zu manch überraschender Prüfungsfeststellung geführt.
  • Darf ein Betriebsprüfer Kunden befragen? Die Befragung von Kunden fällt nicht in die Betriebsprüfung, sondern würde ein eigenständiges Auskunftsverlagen darstellen. Dagegen kann man mit dem Einspruch vorgehen, wenn man dies erfährt.
  • Darf ein Betriebsprüfer in alle Unterlagen schauen? Nein. Der Betriebsprüfer darf in alle steuerrelevanten Unterlagen schauen. Was steuerrelevant ist, bestimmt zunächst der Unternehmer, wie bei «Die Vorbereitung auf die Betriebsprüfung / Aussondern von nicht steuerrelevanten Daten» beschrieben ist.
  • Darf der Betriebsprüfer meine Privatkontoauszüge durchsehen? Grundsätzlich nicht, ausnahmeweise aber ja, wenn über das Privatkonto betriebliche Zahlungen abgewickelt wurden.
  • Darf der Betriebsprüfer Unterlagen mitnehmen? Nein.
  • Darf der Betriebsprüfer Unterlagen behalten? Nein.
  • Darf der Betriebsprüfer einen Steuerhinterziehungsverdacht melden? Ja. Ergibt sich der Verdacht einer verfolgbaren Steuerstraftat, so ist ein Strafverfahren einzuleiten (§ 152 Abs. 2 StPO). Ein Verdacht besteht, wenn zureichende tatsächliche Anhaltspunkte für eine Steuerstraftat vorliegen. Ergibt sich der Verdacht, hat der Betriebsprüfer die Bussgeld- und Strafsachenstelle (BuStra) oder – sofern noch weitere Ermittlungen erforderlich sind – die Steuerfahndung (Steufa) unverzüglich zu unterrichten. Bei einer nur vagen Vermutung schuldhaften Verhaltens ist nur in Ausnahmefällen eine Unterrichtung geboten.
  • Darf der Betriebsprüfer einen Geldwäscheverdacht melden? Ja. Die Finanzämter sind nach § 31b AO verpflichtet zu Mitteilungen zur Bekämpfung der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung.
  • Darf der Betriebsprüfer einen Korruptionsverdacht melden? Ja. Die Finanzämter unterliegen einer Mitteilungspflicht bei Vorteilszuwendungen im Sinne des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 10 EStG.

VII. Während einer Steuerprüfung ist Rechtsschutz dürftig

Nach der gesetzgeberischen Vorstellung sind die Prüfungsanordnung und dann erst die Bescheide, die infolge der Prüfung ergehen, die behördlichen Massnahmen, gegen die Rechtsschutz eröffnet ist. Die Spanne dazwischen, die Prüfungsphase, ist der aussergerichtlichen wie richterlichen Prüfung weitgehend entzogen.

Daher ist es bedeutsam, die Prüfungsanordnung als die massgebliche Grundlage für die Prüfung eingehend zu prüfen und dem Finanzamt bei gegebenem Anlass seine Einwendungen rechtzeitig mitzuteilen. Geschieht dies nicht, so ist der Steuerpflichtige mit seinen Einwendungen später nicht mehr zu hören und sich dadurch ergebende Unzulänglichkeiten sind hinzunehmen.

Rechtsanwalt und Steuerberater Nils Obenhaus

Nils Obenhaus

Rechtsanwalt

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