Die Kassennachschau

Wissenswertes zur Kassennachschau

Was prüft der Kassenprüfer?

Der Kassennachschau unterliegen offene Ladenkassen und elektronische Aufzeichnungssysteme (Registrierkassen, PC-Kassen, Kassenwaagen, Geldspielgeräte) und alles, worin Kassenaufzeichnungen aufbewahrt sind (Belegordner, Datenspeicher).

Wo und wann erfolgt die Kassennachschau?

Die Kassennachschau erfolgt spontan, also ohne Ankündigung, in den Geschäftsräumen. Sie ist zu den üblichen Geschäftszeiten durchzuführen.

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

Der Kassenprüfer kann schon, um die Kassennachschau vorzubereiten, sich das Geschäft anschauen, Testkäufe durchführen (um dabei den Kassenbediener zu beobachten). Sobald er aber mit der Kassenschau beginnt, hat er sich auszuweisen und mitzuteilen, was er sehen und prüfen möchte.

Er muss sich nicht an den Chef wenden, sondern es reicht, wenn er die Mitarbeiter anspricht (so die Meinung der Finanzverwaltung). Diese haben dann mitzuwirken und ihm die entsprechenden Daten und Unterlagen vorzulegen.

Was muss man dem Kassenprüfer zeigen?

Dem Kassenprüfer sind vorzulegen:

• Kassenberichte, Kassenbestandsrechnung, Kassenbücher
• Belege über Geschäftsvorfälle (Einzelaufzeichnungen)
• Buchungsbelege
• Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle für Kassen
• Daten aus der Kasse

Der angetroffene Mitarbeiter muss nur vorlegen, worauf er selbst Zugriff hat.

Der Kassenprüfer darf den Kassensturz verproben: Vor seinen Augen wird also die Kasse ausgezählt und mit dem Kassenbuch abgeglichen.

Was darf der Kassenprüfer nicht?

• Dem Kassenprüfer darf sich nicht selbst Zugriff auf Daten und Unterlagen verschaffen.
• Der Kassenprüfer darf keine Unterlagen und Sachen mitnehmen.
• Der Kassenprüfer darf kein Geld mitnehmen.
• Die Finanzverwaltung meint, der Kassenprüfer dürfe Fotos und Kopien machen (besser untersagen).

Was passiert bei Weigerung zur Mitwirkung?

Weigert sich der Mitarbeiter, die Kassennachschau zuzulassen und Unterlagen vorzulegen, so kann der Kassenprüfer allenfalls ein Zwangsgeld androhen, jedoch mit zeitlichem Vorlauf von 1 Woche. Alternativ kann er zur ordentlichen Betriebsprüfung überleiten. Dann gibt es aber erst einmal ein Eröffnungsgespräch mit dem Chef oder Steuerberater.

Die Weigerung zur Mitwirkung ist nicht ordnungswidrig und berechtigt nicht zur Hinzuschätzung.

Wie endet die Kassennachschau?

Hat der Kassenprüfer keine Beanstandungen, so endet die Kassennachschau ergebnislos. Andernfalls hat der Kassenprüfer die Möglichkeit, seine Befunde umzusetzen, indem Schätzungsbescheide ergehen, oder zur ordentlichen Betriebsprüfung überzuleiten.

Wie sind die Gefahren der Kassennachschau?

• Die Kassennachschau soll bewusst den Überrumplungseffekt nutzen.
• Bei einer Kassennachschau drohen empfindliche Bussgelder, wenn die falsche Kasse benutzt wird.
• Die Kassennachschau wird bei anderen Beanstandungen zu Hinzuschätzungen oder einer anschliessenden Betriebsprüfung führen.

Gut vorbereiten auf die Kassennachschau

Die Kassennachschau soll bewusst den Überrumplungseffekt nutzen. Daher ist es wichtig, sich gut auf die Kassennachschau vorzubereiten.

Lesen Sie hier, wie Sie sich richtig vorbereiten.

Bereiten Sie sich auf eine Kassen-Nachschau vor!

Darum lohnt es sich, die Kassennachschau vorzubereiten

Die Finanzämter dürfen seit 2018 unangekündigte Kontrolle in bargeldintensiven Betrieben durchzuführen, genannt Kassennachschau. Die Kassennachschau soll bewusst den Überrumplungseffekt nutzen.

Wer sich nicht gut vorbereitet, dem drohen empfindliche Bussgelder, Hinzuschätzungen oder zumindest eine anschliessende Betriebsprüfung.

Daher ist es wichtig, sich gut auf die Kassennachschau vorzubereiten.

Die richtige Kasse

Ab 2020 sind die Anforderungen an elektronische Kassen enorm gestiegen. Sie müssen eine zugelassene Kasse haben. Haben Sie die nicht, können Sie sogar ein Bussgeld kassieren. Prüfen Sie auch, ob’s bei Ihnen nicht eine offene Ladenkasse tut, die ist zulässig und wenig reguliert.

Organisationsunterlagen zusammenstellen

Ein wesentlicher Prüfungspunkt bei der Kassennachschau ist, ob die Organisationsunterlagen vorliegen. Dazu zählen vor allem Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle für alle Kassen. Wenn diese fehlen oder unvollständig sind, nehmen dies die Finanzämter zum Anlass für zum Teil saftige Hinzuschätzungen.

Einzelaufzeichnungen

Ab 2020 gilt weitreichend die Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Geschäftsvorfall ist einzeln aufzuzeichnen. Darauf achten die Kassenprüfer. Vor allem auf die Verbuchung von Storni oder zB Freigetränken, Warenrücknahmen.

Kassensturzfähigkeit

Ein wesentlicher Prüfungspunkt ist die Kassensturzfähigkeit. Ist der Kassensturz nicht möglich, dann berechtigt das zu erheblichen Hinzuschätzungen. Der Kassensturz ist nur möglich bei allabendlichem Kassenabschluss.

Mitarbeiter instruieren

Wenn ein Kassenprüfer auftaucht und sich bei Ihren Mitarbeitern ausweist, dann sollten diese wissen, wie sie zu reagieren haben. Am besten ist es, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, wen Sie zuerst kontaktieren und wegen dem weiteren Vorgehen befragen können.

Kassenprüfer wegschicken

Trauen Sie sich ruhig, den Kassenprüfer wegzuschicken, ihm jedenfalls nichts zu zeigen und keine Auskünfte zu geben. Er kann zwar ein Zwangsgeld androhen, jedoch nur mit einwöchigem Vorlauf. Das grösste Übel ist der Übergang zur Betriebsprüfung. Aber das ist oft besser, als im Überrumpelungsmoment Fehler zu offenbaren.