Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat einen Entwurf zur aktualisierten Fassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgelegt (BMF, Entwurf der Neufassung der GoBD, IV A 4 – S-0316 / 14 / 10003-13). Schon 2019 könnten damit neue Grundsätze der elektronischen Buchführung gelten.
Die Neufassung soll erfolgen, um die GoBD an die aktuellen technischen, organisatorischen und fachlichen Entwicklungen anzupassen. Dabei stehen diesmal zwei Inhalte im Fokus:
- Ersetzendes Scannen
- Konvertierung in Inhouse-Formate im Rahmen der Archivierung
Der Entwurf der GoBD 2019 enthält u.a. folgende wesentliche Erleichterungen:
Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte wie z.B. Smartphones wird explizit anerkannt. Dies soll gleichsam im Ausland zulässig sein.
Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht länger die Aufbewahrung beider Versionen erforderlich. Künftig soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. In der alten Fassung wird im Fall einer Änderung dagegen die Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie verlangt.
Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. hat in seiner Stellungnahme (S 14/18) umfangreich Stellung bezogen und sieht insbesondere in folgenden Punkten Nachbesserungsbedarf für die GoBD 2019:
- Anpassung der Buchungsfrist an betriebliche Gegebenheiten,
- Nutzbarkeit von Office-Anwendungen ohne zusätzliche Voraussetzungen,
- Ausnahmen für kleine Unternehmen bei Verfahrensdokumentation
